Les meilleurs logiciels de comptabilité

Qu'est-ce qu'un logiciel de comptabilité d'entreprise?

Le logiciel de comptabilité enregistre et traite les transactions comptables et sert de système d'information comptable à partir duquel les décideurs ou les comptables de l'entreprise peuvent surveiller les processus commerciaux et générer des rapports financiers.

Leur caractéristique essentielle est un tableau de bord financier interactif avec un grand livre général pour gérer la comptabilité en partie double. Les caractéristiques communes à cette classe de logiciels incluent:

  • Moyens de suivi des stocks de l'entreprise et des bons de commande
  • Suivi des ventes
  • Facturation automatisée
  • Capture de reçus via le traitement de documents ou d'images
  • Chronométrage
  • Analytics pour la budgétisation et le suivi des revenus
  • Rapport financier
  • Fonctions des comptes fournisseurs / comptes débiteurs.

Ces fonctionnalités sont soit contenues intrinsèquement (dans le logiciel de comptabilité), soit gérées via une intégration avec un logiciel tiers (par exemple, un logiciel AR ou AP dédié, un logiciel de gestion des dépenses, un logiciel de capture d'image, etc.).

Un système ERP (Enterprise Resource Planning) automatisé contient toutes ces fonctions (ou prend en charge l'intégration avec les modules requis), ainsi ces produits apparaissent également dans cette catégorie. Cependant, les ERP sont souvent spécifiques au secteur ou adaptés aux besoins des grandes entreprises. Ils peuvent représenter une exagération pour les demandeurs de solutions comptables pures et simplifiées pour leur entreprise.

Certains fournisseurs proposent des logiciels de comptabilité spécialisés dédiés à la gestion des besoins réglementaires et de reporting spécifiques à certains secteurs, comme la construction ou la fabrication. Une solution tout-en-un ou un package fourni avec des modules intégrables dédiés plus petits pourrait être la meilleure approche, en fonction des besoins de l'entreprise.

Logiciel de comptabilité pour petites entreprises

Les offres de logiciels de comptabilité et de budgétisation varient beaucoup en complexité. Des plates-formes simples, peu coûteuses ou gratuites sont disponibles pour les entrepreneurs et les petites entreprises, tandis que les entreprises de taille moyenne ou grande peuvent trouver une utilisation pour des logiciels plus complexes possédant une plus grande gamme de fonctionnalités ou une plus grande capacité de traitement et des limites d'utilisation plus élevées (comme la facturation illimitée ou la capacité) d'un plus grand nombre d'utilisateurs pour accéder au système).

Les petites entreprises peuvent également ne nécessiter qu'un logiciel de comptabilité, qui se concentre sur l'enregistrement des transactions financières via un grand livre général et la gestion de la paie. Étant donné que les outils de comptabilité sont plus simplistes, ces produits peuvent être plus faciles à apprendre et à utiliser pour les entreprises plus simples sans expérience comptable.

Les vrais logiciels de comptabilité pour PME se distinguent par de meilleurs outils de gestion des données financières, de reporting, d'analyse, de préparation des déclarations de revenus, etc. Les outils de comptabilité des PME sont devenus de plus en plus abordables ces dernières années, ce qui en fait le choix préféré de la plupart des entreprises.

QuickBooks , FreshBooks et Wave Accounting font partie des principaux produits adaptés aux petites entreprises. QuickBooks nécessite une formation pour les nouveaux utilisateurs, mais il est pratique à utiliser avec un comptable et d'autres services financiers, car la plupart des fournisseurs de l'espace le connaissent déjà. FreshBooks est un peu plus simple et nécessite moins de formation; Wave Accounting est gratuit et s'adresse aux entreprises de moins de 10 employés. Lors de l'évaluation des outils comptables, les petites entreprises peuvent vouloir accorder une attention particulière à ces domaines:

  • Coût

  • Conditions d'utilisation et de formation

  • Efficacité

  • Évolutivité et limites, y compris le nombre de clients / factures / utilisateurs / transactions par mois

  • Service client

  • Aide à la préparation et au dépôt des déclarations de revenus

  • Rapports

  • Fonctionnalité mobile

  • Accès CPA (sauf si vous gérez vos propres finances)

  • Traitement des cartes de crédit, préparation des déclarations de revenus et services de paie

  • Intégrations à des outils tiers

Fonctionnalités et capacités du logiciel de comptabilité

Les fonctionnalités du grand livre constituent le cœur de la plupart des plateformes de comptabilité et de budgétisation. Les fonctionnalités de gestion des stocks, des commandes et de la paie peuvent être incluses en tant que modules dans la plate-forme, ou peuvent être gérées par des plug-ins tiers; certaines de ces caractéristiques sont spécifiques à l'industrie.

Les outils de comptabilité incluent également des fonctionnalités de reporting et de personnalisation / intégration (comme des tableaux de bord et une API pour les intégrations personnalisées) qui sont communes à de nombreuses catégories de logiciels. Des capacités supplémentaires sont pertinentes pour les cabinets comptables qui gèrent les finances de plusieurs entreprises.

Fonctionnalités du grand livre

Le grand livre général est un enregistrement des transactions et des soldes. Ces fonctionnalités comprennent la fonctionnalité de comptabilité de base du logiciel:

  • Comptes fournisseurs et débiteurs

  • Gestion de la trésorerie

  • rapprochement bancaire

  • Gestion des dépenses

  • Suivi du temps

  • Gestion des immobilisations

  • Support multi-devises et multi-divisions

  • Conformité aux règlements

  • Déclaration de revenus électronique

  • Portail libre-service

Fonctions de gestion des stocks

Ces fonctionnalités permettent aux entreprises de suivre et de gérer le flux de marchandises ou de matériaux entrant et sortant d'un inventaire. Ils sont pertinents pour les industries disposant d'inventaires physiques, comme les détaillants et les fournisseurs. La fonctionnalité de gestion des stocks concerne:

  • Suivi des stocks

  • Réorganisation automatique

  • Gestion de l'emplacement

  • Module de fabrication

Fonctions de gestion des commandes

Cet ensemble de fonctionnalités donne aux entreprises la possibilité de traiter les commandes et de les suivre du devis à l'encaissement. La gestion des commandes est pertinente pour les entreprises qui traitent des services ou des biens et matériaux. Par exemple, les vendeurs au détail de commerce électronique doivent gérer les commandes de produits et les entreprises de maintenance en commun doivent gérer les bons de travail. Les fonctionnalités de base de la gestion des commandes sont:

  • Tarification

  • La saisie des commandes

  • Traitement des cartes de crédit

  • Calcul du coût des marchandises vendues

Fonctionnalités de gestion de la paie

Les fonctionnalités de gestion de la paie sont pertinentes pour gérer les coûts et les flux financiers associés à la main-d'œuvre d'une entreprise. Ceux-ci peuvent être plus ou moins sophistiqués en fonction de l'échelle de l'entreprise et du type d'employés (par exemple à plein temps, à temps partiel, sous-traitants, etc.). Les fonctionnalités de gestion de la paie comprennent:

  • Calcul de la paie

  • Administration du régime de prestations

  • Dossiers de dépôt direct

  • Révision des salaires et gestion des incréments

  • Gestion des remboursements

Caractéristiques du cabinet comptable

Ces caractéristiques sont pertinentes pour les cabinets comptables utilisant le produit pour le compte de clients:

  • Tableaux de bord de marque, avec une vue unique pour chaque client avec le nom du formulaire comptable et le logo affichés

  • Capacités de cumul des clients qui permettent aux utilisateurs d'agréger des données pour plusieurs entités au sein d'un même client (par exemple, des données pour tous les dépanneurs dans un certain code postal)

  • Consolidation des données entre les clients au sein d'un marché vertical pour fournir une référence pour la mesure / comparaison des performances

  • Alertes configurables pour les formulaires et documents en retard

  • Options de contournement de la facturation (le fournisseur de logiciels facture l'entreprise; l'entreprise facture les clients)

  • Clonage de modèle client pour la configuration, le format de rapport et les tableaux de bord

  • Authentification unique pour accéder à tous les comptes clients

  • Questions d'intégration client configurables

  • Gestion des flux de travail inter-clients

  • Gestion des versions spécifiques à l'industrie

  • Migration des données système héritées

Comparaison des logiciels de comptabilité

Pour comparer différentes plates-formes comptables, tenez compte de l'échelle des outils comptables uniques dont votre entreprise aura besoin. La plupart des solutions comptables comprendront des fonctionnalités de comptabilité standard telles que le grand livre (GL), les comptes fournisseurs et comptes clients (AP / AR), le rapprochement bancaire, la gestion des immobilisations, le suivi des dépenses, les capacités de facturation et les capacités de reporting financier.

Certaines entreprises auront besoin de fonctionnalités supplémentaires telles que la gestion des stocks, des fonctionnalités de paie, des fonctionnalités de budgétisation dédiées et une analyse des flux de trésorerie. Les petites entreprises n'ont peut-être besoin que de simples fonctionnalités de comptabilité et peuvent renoncer aux fonctionnalités plus avancées de reporting, de gestion des stocks et autres. Certaines entreprises peuvent exiger un système ERP (Enterprise Resource Planning) complet, plutôt qu'une solution qui se concentre exclusivement sur la comptabilité.

Même si de nombreuses entreprises ont un ensemble unique d'exigences en matière de fonctionnalités, il existe quelques critères comptables «indispensables» sur lesquels la majorité des acheteurs s'accordent. Les points de comparaison courants pour les acheteurs comprennent:

  1. Interface utilisateur intuitive et facile à utiliser:

  2. Intégrations tierces

  3. Des capacités de reporting robustes

  4. Logiciel basé sur le cloud

  5. Capacités de facturation

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Information sur les prix

Les logiciels de comptabilité sont le plus souvent proposés sous forme d'abonnement ou de licence perpétuelle, en particulier pour les logiciels en ligne. Pour les très petits cas d'utilisation, certains logiciels sont proposés sur la base d'un seul achat. Pour les petites entreprises, les abonnements sont disponibles pour moins de 100 $ / mois. Cependant, les prix peuvent augmenter et varier davantage à mesure que les besoins comptables des acheteurs évoluent en taille et en complexité. Les produits destinés aux grandes organisations peuvent être tarifés en fonction des modules sélectionnés dans le produit, des intégrations requises ou du nombre de transactions ou d'utilisateurs.

Pour les grandes entreprises et les entreprises, des fonctionnalités de comptabilité sont souvent incluses avec les produits ERP (Enterprise Resource Planning). Ces plates-formes peuvent être beaucoup plus chères que les logiciels de comptabilité autonomes. Les ERP peuvent également fournir des capacités supplémentaires qui peuvent être plus efficaces à combiner avec les processus comptables si une entreprise a besoin des deux produits.

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