Google Agenda est la meilleure chose à côté d’une boule de cristal. Gérez-le bien et il peut prédire à quoi ressembleront vos prochains jours. Mais un calendrier Google n’est aussi utile que vos habitudes de gestion du temps.
Si vous êtes trop occupé, votre calendrier peut devenir fou. C’est un signe pour vous de relâcher la pédale et de réduire le stress de votre emploi du temps. Voici quelques conseils de Google Agenda pour organiser Google Agenda pour qu’il vous fasse gagner du temps.
Table des matières
Changez la vue en quelque chose qui fonctionne pour vous
Google Agenda vous permet de choisir une vue d’une simple pression sur une touche. Vous pouvez zoomer sur une journée ou dézoomer pour avoir une idée de l’année.
Pour choisir la vue de votre calendrier, allez en haut à droite et cliquez sur la flèche vers le bas.
Vous pouvez afficher un calendrier par jour, semaine, mois ou année. Utilisez les raccourcis clavier pour basculer entre les vues. Vous voulez faire encore plus simple ? Concentrez-vous simplement sur votre emploi du temps pour la journée si vous le souhaitez.
De plus, pour vous concentrer uniquement sur ce qui est important, supprimez les événements de week-end et refusés de la vue.
Vous obtenez quelques options supplémentaires dans les paramètres de Google Agenda. Clique le Équipement icône en haut à droite. Aller à Paramètres > Général > Options d’affichage.
Il est facile d’afficher plusieurs calendriers Google côte à côte. Sélectionnez simplement la vue du jour et cochez la case à côté des calendriers que vous souhaitez combiner en une seule vue.
Utilisez la vue « Calendrier » pour vérifier rapidement votre journée
Un conseil utile de Google Agenda consiste à utiliser la vue Planification comme moyen rapide de détecter les événements qui se chevauchent si vous travaillez dans une équipe distante. Si vous avez des calendriers partagés, vous pouvez ajouter n’importe quel calendrier d’équipe à partir de la barre latérale gauche.
Ensuite, cliquez sur Calendrier dans la liste déroulante en haut à droite.
Ce calendrier commun vous donne une vue d’ensemble de l’activité ou de la disponibilité de toute votre équipe. Bien sûr, vous pouvez appliquer la même vue à vos propres calendriers multiples et vérifier les tâches conflictuelles.
C’est pourquoi Google Agenda devrait faire partie de toute boîte à outils de collaboration pour une équipe distante.
Tâches prioritaires de code couleur que vous ne voulez pas manquer
Les couleurs peuvent vous faire la différence entre vos tâches en un coup d’œil. Attribuez des couleurs aux événements en fonction de leur priorité.
Par exemple, une couleur plus foncée comme le rouge pourrait être pour quelque chose d’urgent tandis qu’une couleur jaune plus claire peut couvrir des tâches de faible priorité.
Ouvrez un événement sur votre calendrier. Cliquez sur la flèche vers le bas à côté de Sélectionnez la couleur de l’événement et choisissez la couleur avec laquelle vous voulez l’étiqueter.
Si vous avez plusieurs calendriers Google, distinguez-les avec des couleurs uniques. Cliquez sur les trois flèches verticales à côté d’un calendrier. Choisissez la couleur dans la palette.
Utilisez des blocs de temps pour libérer du temps
Les blocs de temps sont une autre astuce de Google Calendar qui peut être remarquablement efficace pour le stress de votre emploi du temps. Google Agenda vous permet de montrer que vous êtes « Occupé » par défaut. Personne ne pourra vous déranger pendant ces heures que vous avez bloquées.
- Cliquez sur le créneau horaire que vous souhaitez définir comme étant occupé.
- Dans le Événement boîte de dialogue, entrez un titre d’événement.
- Faites défiler jusqu’à la liste déroulante qui dit Occupé (ou Libérer). Occupé est l’option par défaut.
- Définir la visibilité sur Publique.
Informez les autres de vos heures de travail
Vous pouvez éviter les réunions au-delà des heures de travail à l’aide de votre calendrier. Définissez des heures de travail pour la semaine ou des heures spécifiques pour chaque jour et votre équipe saura que vous n’êtes pas disponible pour une période ultérieure.
Ceci est un calendrier Google Fonctionnalité G Suite.
- Ouvrez Google Agenda sur votre bureau.
- Cliquez sur l’icône d’engrenage, puis Paramètres.
- Sous Général, cliquer sur Heures d’ouverture.
- Dans cette section, cliquez sur Activer les heures de travail.
- Gardez les jours où vous travaillez sélectionnés et définissez les heures auxquelles vous êtes disponible pour eux.
Apportez des événements Facebook au calendrier
Saviez-vous que vous pouvez ajouter des événements Facebook à Google Agenda et les synchroniser ? Cela vous évitera d’avoir à consulter les réseaux sociaux si vous ne le souhaitez pas.
- Connectez-vous à Facebook. Allez au Événements page et faites défiler vers le bas jusqu’à ce que vous voyiez cette petite notification.
- Cliquer sur évènements à venir pour télécharger le fichier calendrier.
- Accédez à Google Agenda. Dans la barre latérale gauche, cliquez sur le signe plus à côté de Autres calendriers.
- Cliquez sur Importer et téléchargez le fichier iCal des événements à venir de Facebook.
- Une fois le fichier importé, vous verrez le nouveau calendrier dans la section des autres calendriers.
Le calendrier Google restera synchronisé avec le calendrier des événements Facebook lorsque de nouveaux événements sont ajoutés.
Utilisez Google Agenda comme un journal
Les Remarques champ pour chaque événement peut contenir beaucoup d’informations si vous le formatez bien. Vous pouvez l’utiliser comme un journal de balle rapide ou un bloc-notes. Vous pouvez également ajouter des pièces jointes pour des notes plus riches.
Par exemple, vous pouvez noter un score de productivité après avoir terminé une tâche planifiée et obtenir des informations pour toute amélioration future.
Cette rétroaction personnelle peut vous aider à mieux utiliser votre temps et à réduire le stress.
Ne manquez pas les rendez-vous à travers les fuseaux horaires
Activez la fonction de fuseau horaire secondaire de Google Agenda si vous travaillez dans une équipe internationale. Google effectuera les conversions de fuseau horaire pour vous et vous gardera sur la bonne voie.
Accédez aux paramètres du calendrier. Sous l’en-tête Fuseau horaire, cochez la case Afficher le fuseau horaire secondaire et définissez le fuseau horaire souhaité.
Facilitez le repérage sur le calendrier d’un simple coup d’œil en attribuant une étiquette à chaque fuseau horaire. Comme vous pouvez le voir dans l’écran ci-dessus, vous pouvez également afficher des horloges mondiales pour afficher l’heure actuelle à n’importe quel nombre d’endroits.
Désactiver les notifications
Un barrage de notifications peut provoquer un stress invisible. La meilleure façon de les utiliser est de les limiter ou désactiver les notifications tout à fait.
Les alertes de Google Agenda peuvent être utiles. Mais trop d’événements ou même plusieurs calendriers peuvent devenir des distractions.
Désactiver les notifications de Paramètres d’événement.
Le raccourci Google Agenda à retenir
Vous voulez accéder à n’importe quel rendez-vous rapide en appuyant sur une seule touche ? Presse « g » à partir de n’importe quelle vue du calendrier. Une petite boîte apparaîtra où vous pouvez taper n’importe quelle date à laquelle vous souhaitez accéder.
Utilisez un format de date standard (« 15/5/20 ») ou une date au format texte (« 15 mai 2020 »).
Presse « t” pour revenir à l’affichage de la date d’aujourd’hui.
N’oubliez pas de remplir votre calendrier Google
Google Agenda est intelligent, mais cela ne peut être que si vous vous souvenez de lui donner les données dont il a besoin. Si vous avez de bonnes habitudes de gestion du temps, alors c’est le meilleur calendrier en ligne pour vous. Vous n’avez pas besoin de dépendre d’un navigateur ou des applications mobiles, même si elles sont excellentes. Vous pouvez facilement configurer Google Agenda sur votre bureau trop. Partagez quelques-uns de vos propres conseils Google Agenda dans les commentaires ci-dessous.
Voir aussi :
Voici quelques sources : Microsoft Support - Wikipedia windows