Comment configurer une réponse d’absence du bureau dans Outlook pour Windows

Lorsque vous savez que vous allez être absent du bureau pendant quelques jours, vous pouvez configurer l’assistant d’absence du bureau pour qu’il réponde automatiquement, en faisant savoir aux gens que vous profitez de vos vacances pendant qu’ils sont coincés au travail.

Pour créer une réponse d’absence du bureau dans Outlook, nous allons créer un modèle d’e-mail avec le message que nous voulons utiliser, puis créer une règle qui enverra une réponse avec ce message à tous les e-mails que nous recevons au cours d’une période spécifique.

REMARQUE: Outlook doit être ouvert pour que la règle s’exécute et que votre réponse d’absence soit envoyée. Assurez-vous donc de laisser votre ordinateur allumé et Outlook en cours d’exécution lorsque vous n’êtes pas au bureau.

Première étape: créer un modèle de message

Pour créer un modèle de message dans Outlook, assurez-vous que l’onglet «Accueil» est actif et cliquez sur le bouton «Nouveau courriel» dans la section Nouveau.

Saisissez le message que vous souhaitez envoyer comme réponse automatique dans la boîte de message. N’entrez pas d’adresse de messagerie électronique ni d’objet. Cliquez ensuite sur l’onglet «Fichier».

Cliquez sur « Enregistrer sous » dans la liste des options sur le côté gauche de l’écran des coulisses.

Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, sélectionnez «Modèle Outlook (* .oft)» dans la liste déroulante «Enregistrer sous type».

Vous êtes redirigé vers le dossier des modèles utilisateur. Saisissez un nom pour le modèle dans la case «Nom de fichier», en conservant l’extension «.oft», puis cliquez sur «Enregistrer».

Si vous souhaitez copier votre modèle d’e-mail de réponse d’absence du bureau sur un autre PC ou le sauvegarder, le chemin d’accès complet au dossier des modèles utilisateur est C:\Users\<username>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates. Remplacez <username>par votre nom d’utilisateur Windows.

Fermez la fenêtre de message en cliquant sur le bouton «X» dans le coin supérieur droit.

Une boîte de dialogue s’affiche vous demandant si vous souhaitez enregistrer un brouillon du message. Ce n’est pas nécessaire car vous l’avez enregistré en tant que modèle, mais vous pouvez le faire si vous le souhaitez. Cliquez sur « Oui » si vous souhaitez enregistrer le brouillon, ou sur « Non » si vous ne le souhaitez pas.

Deuxième étape: créer une règle pour répondre automatiquement aux nouveaux messages électroniques

Maintenant que nous avons notre modèle d’e-mail de réponse d’absence du bureau, nous allons créer une règle pour utiliser ce modèle pour répondre à tous les messages reçus pendant une plage de dates spécifique. Assurez-vous que l’onglet «Accueil» est actif.

Dans la section Déplacer, cliquez sur le bouton « Règles » et sélectionnez « Gérer les règles et les alertes » dans la liste déroulante.

Vous pouvez également cliquer sur l’onglet «Fichier» pour accéder à l’écran des coulisses. Assurez-vous que l’écran «Info» est actif (cliquez sur «Info» à gauche si nécessaire), puis cliquez sur le bouton «Gérer les règles et les alertes».

Dans la boîte de dialogue Règles et alertes, assurez-vous que l’adresse e-mail à laquelle vous souhaitez appliquer cette règle est sélectionnée dans la liste déroulante « Appliquer les modifications à ce dossier ». Si vous souhaitez que cette règle s’applique à tous vos comptes dans Outlook, nous vous montrerons comment procéder plus loin dans cet article. Cliquez sur l’onglet «Règles de messagerie» s’il n’est pas déjà actif, puis cliquez sur le bouton «Nouvelle règle».

Sur le premier écran de la boîte de dialogue Assistant Règles, cliquez sur «Appliquer la règle aux messages que je reçois» dans la section «Démarrer à partir d’une règle vierge». L’option est ajoutée à la boîte «Étape 2: Modifier la description de la règle (cliquez sur une valeur soulignée)». Il n’y a rien à modifier pour cette partie de la règle, alors cliquez sur le bouton « Suivant » pour continuer.

Le deuxième écran de la boîte de dialogue Assistant Règles vous permet de sélectionner les conditions à vérifier lorsque vous recevez des e-mails. Pour que votre réponse d’absence du bureau soit envoyée pendant une plage de dates spécifique, cochez la case «reçu dans une période spécifique» dans la case «Étape 1: sélectionner les conditions». La condition est ajoutée à la case «Étape 2: Modifier la description de la règle (cliquez sur une valeur soulignée)», comme précédemment, mais cette fois, il y a une partie de la description à modifier. Pour ajouter une plage de dates, cliquez sur le lien «dans une plage de dates spécifique» dans la zone Étape 2.

Dans la boîte de dialogue Date de réception, cochez la case «Après», cliquez sur la liste déroulante, puis sur la date après laquelle vous souhaitez que la réponse d’absence automatique soit envoyée. Par exemple, si vous souhaitez que votre réponse d’absence du bureau commence à être envoyée le 8 février, sélectionnez le 7 février pour la date Après.

Ensuite, cochez la case «Avant», sélectionnez une date dans la liste déroulante à droite de la case à cocher Avant. La date que vous sélectionnez doit être le lendemain du jour où vous souhaitez que la réponse d’absence du bureau cesse d’être envoyée. Par exemple, si vous souhaitez que le 15 février soit le dernier jour où votre réponse d’absence du bureau est envoyée, sélectionnez le 16 février comme date Avant.

Les dates que vous avez sélectionnées sont ajoutées à la condition dans la zone Étape 2. Cliquez sur le bouton « Suivant » dans la boîte de dialogue Assistant Règles pour continuer.

Dans le troisième écran de la boîte de dialogue Assistant Règles, vous choisissez ce que vous voulez faire avec les e-mails entrants pendant la plage de dates. Nous voulons répondre à tous les e-mails en utilisant le modèle que nous avons créé dans la première section, nous vérifions donc la case «répondre en utilisant un modèle spécifique» dans la case «Étape 1: sélectionner une ou plusieurs actions». Pour sélectionner le modèle que nous avons créé, cliquez sur le lien «un modèle spécifique» dans la case «Étape 2: Modifier la description de la règle (cliquez sur une valeur soulignée)».

Dans la boîte de dialogue Sélectionner un modèle de réponse, sélectionnez «Modèles utilisateur dans le système de fichiers» dans la liste déroulante «Rechercher dans».

Sélectionnez le modèle que vous avez créé (dans notre cas, le modèle «Réponse d’absence du bureau») et cliquez sur le bouton «Ouvrir».

Le chemin d’accès complet au modèle sélectionné est ajouté à l’action sélectionnée. Cliquez sur le bouton « Suivant » pour continuer.

Sur le quatrième écran de l’Assistant Règles, vous pouvez sélectionner toutes les exceptions que vous souhaitez appliquer à la règle, par exemple si vous souhaitez exclure certaines personnes ou certains groupes («sauf si de personnes ou d’un groupe public»). Nous n’allons pas ajouter d’exceptions à notre règle, alors cliquez sur le bouton «Suivant» pour continuer.

Saisissez un nom pour la règle dans la case «Étape 1: Spécifiez un nom pour cette règle». La case «Activer cette règle» est cochée par défaut, donc la règle sera automatiquement activée. Mais ne vous inquiétez pas. Il ne s’exécutera qu’après la date Après que vous avez spécifiée.

Nous ne voulons pas exécuter la règle sur les messages déjà dans notre boîte de réception, laissez donc la case «Exécuter cette règle maintenant sur les messages déjà dans la boîte de réception» décochée. Si vous souhaitez exécuter cette règle sur tous vos comptes de messagerie dans Outlook, cochez la case «Créer cette règle sur tous les comptes». Cliquez sur le bouton « Terminer ».

La règle est ajoutée à la liste. Cliquez sur « OK » pour fermer la boîte de dialogue Règles et alertes.

Désormais, lorsque quelqu’un vous envoie un e-mail à la date que vous avez spécifiée, il reçoit automatiquement le message dans le modèle d’e-mail que vous avez créé.

Même si l’expéditeur reçoit une réponse automatique indiquant que vous n’êtes pas au bureau, vous recevez toujours son e-mail avec une icône indiquant qu’une réponse automatique a été envoyée. Cependant, vous pouvez vous sentir justifié de l’ignorer jusqu’à votre retour.

Une fois que la plage de dates de la règle est passée, la règle ne s’applique pas aux e-mails entrants. Cependant, vous pouvez toujours désactiver la règle. Pour ce faire, ouvrez à nouveau la boîte de dialogue Règles et alertes comme décrit précédemment et décochez la case à gauche de la règle dans la liste. Cliquez sur « OK » pour fermer la boîte de dialogue.

Lorsque vous utilisez cette règle pour envoyer une réponse d’absence automatique du bureau, la réponse est envoyée une fois à chaque expéditeur au cours d’une même session Outlook. Une session consiste à ouvrir Outlook jusqu’à ce que vous quittiez l’application. Cela empêche l’envoi de réponses en double au même expéditeur qui vous envoie plusieurs messages. Outlook suit qui a reçu une réponse automatisée au cours de chaque session, mais cette liste est réinitialisée lorsque vous quittez Outlook. Donc, laissez Outlook ouvert (ne quittez pas et ne rouvrez pas) pour que la règle s’exécute et que la réponse d’absence automatique soit envoyée à tous ceux qui vous envoient des e-mails et que les expéditeurs ne reçoivent pas plusieurs réponses d’absence du bureau.

Voici quelques sources : Microsoft Support  -  Wikipedia windows