Comment utiliser les règles dans Microsoft Word

Les règles de Word vous permettent de contrôler les marges de votre page et l’indentation des paragraphes. Ils sont parfaits pour aligner avec précision des images, du texte et d’autres éléments. Si vous imprimez un document, les règles peuvent vous aider à vous assurer que ce que vous voyez sur votre écran se traduit par ce que vous obtiendrez sur la page imprimée.

Le problème est que les règles ne sont même plus visibles par défaut dans Word. Voici comment les activer et comment en tirer le meilleur parti.

Remarque: nous travaillons avec Office 2016 dans cet article. Cependant, les règles existent depuis presque toujours et fonctionnent de manière similaire dans les versions précédentes de Word.

Activez les dirigeants

Tout d’abord, assurez-vous que vous êtes en mode Mise en page d’impression. Sur le ruban, passez à l’onglet «Affichage» (tout à droite). Si «Mise en page d’impression» n’est pas déjà en surbrillance, cliquez dessus maintenant.

Regardez maintenant vers le centre du ruban. Dans la section «Afficher», activez l’option «Règles». Vous devez immédiatement voir la règle horizontale au-dessus de votre document et la règle verticale à sa gauche.

Remarque: La règle horizontale est également visible dans la présentation Web et la vue Brouillon. La règle verticale ne l’est pas.

Accéder à la fenêtre de mise en page

Double-cliquez sur un espace vide de la règle pour ouvrir la fenêtre Mise en page. Il s’agit de la même fenêtre que vous pouvez ouvrir à partir de l’onglet Disposition du ruban.

La fenêtre «Mise en page» vous montre la plupart des propriétés physiques de mise en page du document. L’onglet «Marges» vous permet de définir les marges pour le haut, le bas, la gauche et la droite, que vous pouvez vérifier avec les marqueurs sur la règle (voir ci-dessous). La gouttière est un espace supplémentaire sur la page, généralement utilisé comme un espace vierge supplémentaire pour des choses comme la reliure à peigne (ces petits tire-bouchons en plastique qui font un cahier bon marché). Il est défini comme vide par défaut. Vous pouvez également utiliser cet onglet pour contrôler l’orientation de la page.

Si vous imprimez votre document, l’onglet «Papier» vous permet de modifier la taille physique du papier pour qu’elle corresponde aux différents formats de papier de votre imprimante. La valeur par défaut est de 8,5 pouces par 11 pouces, le format standard «Lettre» pour l’impression sur papier américain (215,9 x 279,4 mm). Vous pouvez voir le résultat de ce paramètre dans les règles numériques sur la page, avec les marges par défaut de 1 pouce résultant en une règle horizontale de 7,5 pouces et une règle verticale de 10 pouces. Si vous prévoyez d’imprimer via une imprimante domestique standard ou si vous utilisez le bac principal de votre imprimante de bureau, laissez-le tel quel.

Changer les marges à la volée

Les marges sont indiquées sur la règle par les zones grises et blanches. Les zones grises à chaque extrémité de la règle représentent votre marge; les zones blanches de la page active. L’échelle des règles semble un peu étrange au premier abord. Il commence en fait à l’extrême gauche (ou en haut pour la règle verticale) avec un nombre indiquant la taille de votre marge, puis décompte. Lorsqu’il atteint la zone blanche et active, il recommence à compter. Vous pouvez le voir dans l’image ci-dessous, où j’ai défini la marge à deux pouces.

Dans la configuration de page par défaut de 8,5 par 11 pouces de Word, la règle horizontale commence à 1 (indiquant une marge d’un pouce), puis se réinitialise à zéro à la fin de la marge, puis compte jusqu’à 7,5 pour l’espace horizontal restant. Idem pour la règle verticale: commence à un pour une marge d’un pouce, redémarre à zéro à l’espace blanc et ne monte que jusqu’à dix.

Remarque: les règles de Word affichent la mesure que vous avez définie dans Fichier> Options> Avancé> Afficher les mesures en unités de. Vous pouvez modifier les mesures en centimètres, millimètres, points ou picas. Sachez cependant que ce paramètre contrôle les unités de mesure utilisées dans Word, pas seulement la règle.

Vous pouvez également ajuster rapidement les marges directement depuis la règle. Placez votre souris sur la ligne séparant la zone blanche et la zone grise. Vous verrez le pointeur se transformer en une double flèche et vous verrez probablement une info-bulle vous indiquant que vous pointez sur la marge. Maintenant, cliquez et faites glisser cette ligne vers la gauche ou la droite pour ajuster cette marge.

Changer les retraits à la volée

Ces petits marqueurs en forme de triangle et de boîte sur la règle sont assez pratiques. Ils contrôlent le retrait des paragraphes individuels. Positionnez simplement votre curseur dans le paragraphe que vous souhaitez ajuster et faites-le glisser. Si vous souhaitez modifier plusieurs paragraphes, sélectionnez les paragraphes que vous souhaitez modifier. Et si vous souhaitez modifier les retraits dans tout le document, appuyez simplement sur Ctrl + A (pour tout sélectionner), puis ajustez les curseurs.

Voici comment fonctionne chaque retrait.

Faire glisser le marqueur Retrait gauche modifie le retrait de toutes les lignes d’un paragraphe. Lorsque vous le faites glisser, les deux autres marqueurs de retrait se déplacent également. Ici, je déplace le retrait gauche d’un demi-pouce à partir de la marge gauche.

Le fait de faire glisser le marqueur Retrait de la première ligne modifie l’indentation de la première ligne d’un paragraphe uniquement.

Faire glisser le marqueur Retrait suspendu modifie l’indentation de toutes les lignes sauf la première ligne.

À l’extrémité droite de la règle, vous ne trouverez qu’un seul marqueur: le marqueur de retrait droit. Faites-le glisser pour contraindre le paragraphe sur le côté droit.

Ajouter des tabulations

Un taquet de tabulation est l’endroit où votre curseur se déplace lorsque vous appuyez sur la touche Tab. Un document Word par défaut n’a pas de tabulation, donc chaque fois que vous appuyez sur la touche Tab, le curseur avance d’environ huit caractères. La définition de taquets de tabulation vous permet de mieux contrôler et aligner le texte.

Bien sûr, Word offre suffisamment d’options pour que les choses deviennent un peu plus compliquées que cela. Si vous regardez jusqu’au bord gauche de votre document, juste au-dessus de la règle verticale, vous verrez le bouton Arrêt de tabulation.

Cliquer sur ce bouton vous permet de parcourir les différents types de taquets de tabulation que Word met à disposition. Les voici:

• Gauche: les onglets de gauche sont l’arrêt par défaut de Word. Ils sont ce à quoi la plupart des gens pensent lorsqu’ils pensent aux taquets de tabulation, et ce que vous utiliserez probablement la plupart du temps. Le texte est aligné contre le bord gauche du taquet de tabulation.
• Centre: les tabulations centrales alignent le texte autour du centre de la tabulation.
• Droite: les onglets droits alignent le texte sur le bord droit du taquet de tabulation et constituent un excellent moyen d’aligner les chiffres les plus à droite des longues listes de nombres lorsque vous les saisissez.
• Décimal: les tabulations décimales alignent les nombres (ou le texte) en fonction des points décimaux. Ils sont parfaits pour aligner les chiffres des devises. Attention cependant. Le texte est également aligné sur les décimales, donc si vous tapez une phrase avec un point, le point s’alignera sur le taquet de tabulation.
• Onglet de barre: les onglets de barre ne créent pas de tabulation réelle. Au lieu de cela, ils créent une ligne verticale partout où vous les insérez. Vous pouvez les utiliser pour placer des lignes verticales entre les colonnes à onglets dans les cas où vous préférez ne pas utiliser de tableau.
• Retrait: sélectionnez la première ligne et les options de retrait suspendues, puis cliquez n’importe où dans l’espace de la règle active (la zone blanche) pour y placer le retrait. Cela fonctionne de la même manière que faire glisser les marqueurs de retrait comme nous l’avons vu dans la section précédente.

Un petit conseil pour vous. Si vous parcourez les taquets de tabulation et ne vous souvenez pas de la signification de chaque symbole, éloignez votre souris du bouton, puis revenez en arrière pour activer une info-bulle décrivant ce taquet de tabulation.

Pour insérer un taquet de tabulation, utilisez simplement le bouton pour sélectionner le type de stop souhaité. Maintenant, pointez votre souris n’importe où sur la partie blanche de la règle horizontale (vers le bas de la ligne de la règle), puis cliquez sur. Un symbole apparaît indiquant le type de taquet de tabulation que vous avez placé. Il s’agit d’un marqueur de tabulation, indiquant où le texte ira si vous appuyez sur le bouton Tab de votre clavier.

Voici un exemple. Dans ce paragraphe, le retrait gauche est à un demi-pouce de la marge gauche, le retrait de la première ligne est un autre demi-pouce plus loin, et j’ai défini un taquet de tabulation à deux pouces. J’ai appuyé sur le bouton Tab avec mon curseur devant «Lorem», de sorte que le texte est passé à mon point de tabulation défini manuellement.

Vous pouvez insérer plusieurs marqueurs de tabulation si vous le souhaitez, et vous pouvez cliquer dessus et les faire glisser pour les repositionner à la volée.

Pour vous débarrasser d’un marqueur de tabulation, faites-le simplement glisser vers le bas (loin de la règle) et relâchez le bouton de la souris.

Et, si vous préférez configurer vos taquets de tabulation manuellement (et un peu plus précisément), double-cliquez sur n’importe quel marqueur de tabulation pour ouvrir la fenêtre «Tabulations».

La règle n’est qu’une des petites fonctionnalités de Word qui contient beaucoup plus de fonctionnalités que la plupart des gens ne le pensent. Il fournit un moyen rapide de contrôler les marges, de définir divers retraits pour un paragraphe et de garder les choses en ligne à l’aide de taquets de tabulation. Pourquoi Word le laisse désactivé par défaut nous dépasse, mais au moins maintenant vous savez comment le réactiver et le mettre à profit.

Voici quelques sources : Microsoft Support  -  Wikipedia windows