Comment enregistrer des e-mails (et autres éléments) en tant que fichiers dans Microsoft Outlook

Vous pouvez enregistrer vos e-mails, contacts et rendez-vous Outlook sous forme de fichiers individuels. L’enregistrement de ces éléments peut vous aider à y accéder plus rapidement et facilement plus tard. C’est un moyen pratique de sauvegarder ou de partager certains messages, ou simplement de les rendre facilement accessibles.

Comment enregistrer un e-mail en tant que fichier

Tout d’abord, examinons comment enregistrer des messages en tant que fichiers dans Outlook. Cela peut être utile si vous souhaitez une copie de sauvegarde de l’e-mail sur votre ordinateur (ou pour la copier sur un autre ordinateur), ou si vous souhaitez utiliser le message comme modèle pour de futurs messages plus tard.

Commencez par ouvrir le message que vous souhaitez enregistrer. Dans la fenêtre de courrier électronique, cliquez sur le menu «Fichier» du ruban.

Sélectionnez la commande « Enregistrer sous ».

Dans le menu «Enregistrer sous», accédez à l’emplacement où vous souhaitez enregistrer le fichier, puis tapez un nom pour le fichier. Par défaut, Outlook le nomme avec la ligne d’objet du message, mais vous pouvez le modifier comme vous le souhaitez.

Vous pouvez également enregistrer un message sous différents types de fichiers à l’aide du menu déroulant «Enregistrer sous type». La valeur par défaut est le format de message Outlook. Si vous choisissez cela, vous pouvez simplement double-cliquer sur le fichier pour l’ouvrir à nouveau dans Outlook. Mais, vous pouvez également choisir parmi plusieurs autres options:

• Texte uniquement : lorsque vous enregistrez votre message en tant que fichier texte uniquement, vous enregistrez simplement les mots, pas la mise en forme ou les images.
• Modèle Outlook : L’enregistrement de votre message en tant que modèle Outlook signifie que vous pouvez appliquer la mise en forme aux futurs e-mails. Lorsque vous ouvrez le fichier, Outlook crée un nouveau message avec le contenu du fichier que vous pouvez ensuite adresser et envoyer en cours de route.
• HTML : l’enregistrement de votre message en tant que document HTML signifie que vous enregistrez votre e-mail pour l’afficher dans une page Web. Vous pourrez ouvrir le message dans n’importe quel navigateur Web.
• MHT : un fichier MHT est un fichier d’archive de page Web. Comme un fichier HTML, il est conçu pour être affiché dans un navigateur Web. Contrairement à un fichier MHT, un fichier HTML enregistre tout le texte, le code, les images et autres supports dans un seul fichier.

Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton « Enregistrer ».

Et votre message est maintenant enregistré dans un fichier.

Comment enregistrer un e-mail au format PDF

Vous pouvez également enregistrer votre courrier électronique au format PDF à l’aide de l’imprimante PDF intégrée de Microsoft Office. L’enregistrement au format PDF est un excellent moyen d’enregistrer une copie de sauvegarde d’un message que vous pourrez lire avec tout le formatage approprié.

Dans la fenêtre de message, cliquez sur le menu « Fichier » du ruban.

Cliquez sur la commande « Imprimer ».

Cliquez sur le menu déroulant « Imprimante », puis choisissez l’option « Microsoft Print to PDF ».

Notez que si vous avez installé une autre application de création de PDF sur votre ordinateur (ou si vous utilisez macOS), les options ici peuvent être différentes. Par exemple, si vous avez installé Adobe, vous verrez probablement une option «Adobe PDF». Cela fonctionnera aussi bien.

Ensuite, cliquez sur le bouton « Imprimer ».

Dans la fenêtre «Enregistrer le PDF sous» qui s’ouvre, sélectionnez l’emplacement où vous souhaitez enregistrer votre PDF, saisissez un nom de fichier, puis cliquez sur le bouton «Enregistrer».

Vous avez maintenant enregistré votre e-mail au format PDF.

Et notez que, puisque vous n’imprimez que sur un moteur de rendu PDF, cette même astuce fonctionne exactement de la même manière pour enregistrer tout élément dans Outlook (contacts, rendez-vous, etc.) au format PDF.

Comment enregistrer un contact en tant que fichier

Vous pouvez également enregistrer des contacts sous forme de fichiers à l’aide d’Outlook. Cela fonctionne presque comme l’enregistrement de messages et peut être utile pour sauvegarder des contacts individuels ou les déplacer vers un nouvel ordinateur. Les contacts sont également enregistrés en tant que fichiers Vcard (CVF) – un format utilisé par de nombreuses autres applications qui fonctionnent avec des contacts. Cela facilite également le transfert d’un contact vers une autre application ou l’envoi des informations d’un contact à quelqu’un d’autre afin qu’il puisse l’importer dans l’application qu’il utilise.

Dans la fenêtre Contact, cliquez sur «Fichier» sur le ruban principal.

Cliquez sur la commande « Enregistrer sous ».

Dans la fenêtre «Enregistrer sous», accédez à l’emplacement où vous souhaitez enregistrer le fichier de contacts et modifiez le nom si vous le souhaitez.

Tout comme pour les messages, vous pouvez choisir ici différents formats de fichiers dans le menu déroulant « Enregistrer sous type »:

• Texte uniquement : lorsque vous enregistrez votre contact en tant que fichier texte uniquement, vous enregistrez simplement les mots, pas la mise en forme ou les images.
• Format RTF : L’enregistrement de votre contact en tant que fichier RTF signifie que vous pouvez enregistrer plusieurs types de mise en forme, comme le gras et l’italique, ainsi que des images, dans votre fichier. Ce format peut être utile si vous avez une photo avec votre fiche de contact.
• Format de message Outlook : lorsque vous enregistrez votre contact au format de message Outlook, vous pouvez l’ouvrir dans Outlook (même sur un autre ordinateur) et cela fonctionnera comme n’importe quel autre contact Outlook. Mais alors, il se comportera de la même manière si vous l’enregistrez au format VCF par défaut, il n’y a donc pas beaucoup d’avantages ici.

Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton « Enregistrer ».

Vous avez maintenant enregistré votre contact dans un fichier.

Comment enregistrer un rendez-vous (ou votre calendrier entier) en tant que fichier

Et tout comme avec d’autres éléments Outlook, vous pouvez également enregistrer vos rendez-vous sous forme de fichiers. Bien qu’il ne soit pas aussi utile de sauvegarder des copies enregistrées de rendez-vous individuels, Outlook prend en charge la norme vCalendar, ce qui signifie que vous pouvez enregistrer un rendez-vous, l’envoyer à quelqu’un d’autre, et ils peuvent ensuite l’importer dans une autre application prise en charge.

Ouvrez le rendez-vous que vous souhaitez enregistrer. Dans la fenêtre de rendez-vous, cliquez sur le menu « Fichier » du ruban.

Cliquez sur la commande « Enregistrer sous ».

Accédez à l’emplacement où vous souhaitez enregistrer le fichier de rendez-vous, puis donnez-lui un nom.

Tout comme avec les messages et les contacts, vous pouvez choisir ici différents formats de fichiers dans le menu déroulant « Enregistrer sous type »:

• Texte uniquement : lorsque vous enregistrez votre rendez-vous en tant que fichier texte uniquement, vous enregistrez simplement les mots, pas la mise en forme ou les images.
• Modèle Outlook : l’enregistrement de votre rendez-vous en tant que modèle Outlook signifie que vous pouvez appliquer la mise en forme aux futurs calendriers ou rendez-vous de calendrier.
• Format de message Outlook : lorsque vous enregistrez votre rendez-vous au format de message Outlook, vous pouvez l’ouvrir à nouveau dans Outlook, même sur un autre ordinateur.
• HTML : l’enregistrement de votre message en tant que document HTML signifie que vous enregistrez votre rendez-vous pour l’afficher dans une page Web.
• MHT : un fichier MHT est un fichier d’archive de page Web. Comme un fichier HTML, il est conçu pour être affiché dans un navigateur Web. Contrairement à un fichier MHT, un fichier HTML enregistre tout le texte, le code, les images et autres supports dans un seul fichier.
• Format iCalendar:  iCalendar est une autre norme de calendrier qui vous permet de transférer des informations de calendrier vers différentes applications de calendrier.

Sélectionnez si vous souhaitez enregistrer un seul rendez-vous ou l’intégralité de votre calendrier. L’enregistrement de l’ensemble de votre calendrier enregistrera toutes les données de votre calendrier Outlook actuel.

Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton « Enregistrer ».

Et vous avez maintenant enregistré avec succès votre rendez-vous ou votre calendrier.

Voici quelques sources : Microsoft Support  -  Wikipedia windows