Les documents Word peuvent obtenir des documents énormes, inhabituellement longs et complexes avec de nombreuses images, polices et autres objets intégrés. Mais il semble également que les documents peuvent devenir incontrôlables sans raison apparente. Si vous avez affaire à un document volumineux, voici quelques éléments que vous pouvez essayer de réduire la taille de son fichier.
Lorsque vous avez un document Word un peu trop volumineux, la première chose que vous essayez est de compresser les images qu’il contient. Cela est dû en partie au fait que des sites comme How-To Geek ont écrit des articles complets expliquant comment procéder , et en partie parce que les images semblent toujours augmenter la taille d’un document Word sans raison. Vous devriez toujours continuer et suivre les conseils que nous avons écrits dans cet article, car si vous avez des images, ils vous aideront.
Mais si vous n’avez pas d’images ou si vous avez suivi ces conseils et que vous devez réduire davantage la taille du fichier, nous avons ce qu’il vous faut. Nous avons beaucoup de conseils à partager, nous les avons donc décomposés en éléments qui aideront certainement à réduire la taille d’un document Word, des choses qui pourraient aider et quelques conseils couramment suggérés avec lesquels vous ne devriez pas vous embêter .
Table des matières
Conseils qui aideront certainement à réduire la taille d’un document
Toutes les astuces que vous trouverez ne vous seront pas utiles. Parfois, c’est parce qu’ils ne s’appliquent pas à votre situation (si vous n’avez pas d’images, les conseils sur la compression des images ne seront pas utiles), mais parfois, les conseils sont tout simplement faux. Nous avons testé tous les conseils de cette section, nous savons donc qu’ils fonctionnent.
Convertissez votre document au format DOCX
Microsoft a publié le format DOCX dans Office 2007, donc si vous utilisez toujours le format .doc, il est temps de convertir. Le nouveau type de fichier .docx agit essentiellement comme un fichier ZIP en compressant le contenu du document, donc la simple conversion d’un fichier .doc au format .docx rendra votre document plus petit. (Cela s’applique également à d’autres formats Office comme Excel (.xls à .xslx), PowerPoint (.ppt à .pptx) et Visio (.vsd à .vsdx) en passant.)
Pour convertir votre fichier .doc, ouvrez-le dans Word et cliquez sur Fichier> Info> Convertir.
Cliquez sur « OK » sur l’invite qui apparaît, cliquez sur le bouton « Enregistrer » et Word convertit votre document en .docx. Word effectue cette conversion en créant une toute nouvelle version du document dans le nouveau format, vous aurez donc toujours votre ancienne version .doc disponible.
Nous l’avons testé avec un exemple de fichier .doc de 20 pages qui contenait six images, divers tableaux et marques de formatage. Le fichier .doc d’origine était de 6 001 Ko, mais le fichier .docx converti ne pesait que 721 Ko. C’est 12% de la taille d’origine. Rien d’autre que nous suggérons ci-dessous ne fera plus pour réduire la taille de votre fichier, donc si vous avez des fichiers .doc que vous pouvez convertir en .docx, votre travail pourrait être fait.
Insérez vos images au lieu de les copier et les coller
Lorsque vous copiez et collez une image dans votre document, Word fait certaines hypothèses sur la façon de le gérer. L’une de ces hypothèses est que vous souhaitez que l’image collée soit au format BMP, qui est un type de fichier volumineux, ou parfois PNG, qui est encore assez volumineux. Une alternative simple consiste à coller votre image dans un programme d’édition à la place, à l’enregistrer dans un format plus petit comme JPG, puis à utiliser Insérer> Image pour insérer l’image dans votre document à la place.
Coller la petite capture d’écran ci-dessous directement dans un document Word autrement vierge a fait passer la taille de ce document de 22 Ko à 548 Ko.
Coller cette capture d’écran dans Paint, l’enregistrer en tant que JPG, puis insérer ce JPG dans un document vierge a fait passer le document à seulement 331 Ko. C’est un peu plus de 40% plus petit. Encore mieux, l’utilisation du format GIF a abouti à un document plus petit de 60%. À plus grande échelle, c’est la différence entre un document de 10 Mo et un document de 4 Mo.
Bien sûr, vous ne pouvez pas toujours vous en tirer. Parfois, vous aurez besoin de la meilleure qualité d’image que des formats tels que BMP et PNG peuvent offrir. Mais si c’est une petite image ou si vous n’avez pas besoin d’une très haute qualité, l’utilisation d’un format plus léger et l’insertion de l’image peuvent vous aider.
Pendant que vous enregistrez votre image, faites votre édition
Lorsque vous modifiez une image dans Word, il stocke toutes vos modifications d’image dans le cadre du document. Cela signifie que si vous recadrez une image dans votre document, Word conserve toujours l’image d’origine complète. Modifiez une image en noir et blanc et Word conserve toujours l’image originale en couleur.
Cela augmente inutilement la taille de votre document, donc lorsque vous avez apporté des modifications à vos images et que vous êtes sûr que vous n’avez pas besoin de revenir sur ces images, vous pouvez demander à Word de supprimer les données d’édition .
Mais mieux que de supprimer des données inutiles de votre document, c’est de ne pas avoir ces données inutiles dans votre document en premier lieu. Toutes les modifications que vous pouvez apporter, même les plus simples comme le recadrage ou l’ajout d’une flèche, sont mieux effectuées dans un éditeur d’image avant d’insérer l’image dans le document.
Compressez toutes vos images en une seule fois
Oui, nous avons dit au début que cet article portait sur d’ autres moyens de réduire la taille de votre fichier, mais la plupart des articles sur ce sujet vous expliquent comment compresser vos images une par une (y compris notre article ), et ici sur How-To Geek nous voulons tous trouver de meilleures façons de faire les choses.
Cliquez sur Fichier> Enregistrer sous> Plus d’options. (Vous pouvez avoir «Enregistrer une copie» plutôt que «Enregistrer sous» si vous avez activé OneDrive avec AutoSave.)
Cela ouvre la boîte de dialogue «Enregistrer sous», dans laquelle vous accédez à des options supplémentaires. Cliquez sur Outils> Compresser les images.
Cela ouvre le panneau «Compresser les images», où vous pouvez décider de la compression que vous souhaitez appliquer à toutes vos images à la fois.
L’option «Appliquer uniquement à cette image» est grisée car il s’agit d’un outil tout ou rien – soit toutes vos images auront ces options appliquées lorsque vous enregistrez le document, soit aucune ne le fera. Donc, si vous souhaitez choisir différentes options pour différentes images, cela ne fonctionnera pas pour vous. Mais si vous cherchez à compresser toutes vos images en une seule fois, c’est l’option à utiliser.
Sélectionnez vos choix, cliquez sur «OK», puis enregistrez la nouvelle version de votre document avec toutes les images compressées.
Arrêtez d’incorporer des polices dans votre document
À moins que vous n’utilisiez une police inhabituelle d’une galaxie très éloignée , il est presque certain que quiconque avec qui vous partagez votre document sera en mesure de le lire en utilisant leur copie de Word (ou une alternative gratuite comme Libre Office ). Alors, pourquoi voudriez-vous perdre de l’espace dans votre fichier en incorporant les polices? Arrêtez cela en allant dans Fichier> Options> Enregistrer et en désactivant l’option « Intégrer les polices dans le fichier ».
Vous pourriez penser que cela ne ferait pas beaucoup de différence, mais vous auriez tort. Si vous avez l’intégration de polices activée et que l’option «Ne pas incorporer les polices système communes» est désactivée, la différence de taille de fichier est de près de 2 Mo. Même si «Ne pas incorporer les polices système communes» est activé (ce qui signifie que les polices comme Calibri, Arial, Courier New, Times New Roman, etc. ne sont pas incluses), le fichier est toujours près de 1,3 Mo plus grand.
Alors oui, arrêtez d’incorporer des polices dans votre document.
CONNEXES: Comment définir la police par défaut dans Word
Arrêtez d’incorporer d’autres fichiers si vous le pouvez
Nous vous avons récemment montré comment incorporer ou lier une feuille de calcul Excel dans un document Word (et vous pouvez le faire avec d’autres fichiers, comme des présentations PowerPoint ou des diagrammes Visio, également). Si vous pouvez créer un lien vers la feuille de calcul au lieu de l’intégrer, vous économiserez vous-même l’essentiel de la taille du fichier Excel. Vous ne l’enregistrerez pas entièrement, car la feuille de calcul liée ajoutera toujours une certaine taille, mais votre document sera beaucoup plus petit avec un lien qu’avec une intégration complète. Bien sûr, il existe des inconvénients à la liaison ainsi que des avantages, alors assurez-vous de lire cet article pour les comprendre avant de le faire.
Arrêter de stocker une miniature pour le document
À l’époque, Word vous permettait de stocker une image miniature du document afin que Windows puisse vous afficher un aperçu dans l’Explorateur de fichiers. De nos jours, l’Explorateur de fichiers peut le faire seul et n’a pas besoin d’aide de Word, mais l’option est toujours là dans votre document. Dans notre document de test de 721 Ko, l’activation de cette option a augmenté la taille du fichier à 3247 Ko. C’est 4,5 fois la taille du fichier d’origine – pour rien. Vous trouverez ce paramètre dans Fichier> Info> Propriétés> Propriétés avancées.
Désactivez la case à cocher «Enregistrer les vignettes pour tous les documents Word» et cliquez sur «OK».
Le nom de cette option est un peu trompeur car la désactiver ici n’affecte que le document que vous avez ouvert, même s’il dit «tous les documents Word». Si cette option est activée par défaut lorsque vous créez un document, vous devrez le désactiver dans le modèle Normal.dotx et Microsoft a fourni d’ excellentes instructions pour le faire si vous ne savez pas comment.
Vous pouvez également désactiver ce paramètre dans la boîte de dialogue «Enregistrer sous», où il est appelé «Enregistrer la miniature» légèrement plus correcte.
Supprimer les informations personnelles et cachées de votre document
Non seulement les informations personnelles augmentent la taille de votre document, mais elles peuvent également donner à vos lecteurs des informations que vous ne souhaitez pas qu’elles aient. Il peut également y avoir des informations qui ont été formatées comme masquées, et si vous n’avez pas besoin de ce texte masqué dans le document, pourquoi ne pas vous en débarrasser?
Supprimez ces informations inutiles de votre document en vous rendant dans Fichier> Informations> Rechercher les problèmes, puis en cliquant sur le bouton «Inspecter le document».
Assurez-vous que «Propriétés du document et informations personnelles» est activé, puis cliquez sur «Inspecter». Une fois l’inspecteur terminé, cliquez sur «Supprimer tout» dans la section «Propriétés du document et informations personnelles».
Cette action a réduit la taille de notre fichier de test de 7 Ko, donc pas énormément. Cependant, il est recommandé de supprimer les informations personnelles de vos fichiers, vous devriez donc probablement le faire de toute façon. Soyez averti que vous ne pouvez pas récupérer ces données après les avoir supprimées, alors assurez-vous que cela vous convient avant de les supprimer. Vous pouvez faire la même chose pour les options «Contenu invisible» et «Texte caché», mais cela ne fera que rendre votre fichier plus petit si vous avez du contenu caché.
Désactivez la récupération automatique (si vous l’osez)
La récupération automatique est l’une des grandes fonctionnalités de Word, en fait l’une des grandes fonctionnalités de chaque application Office. Cette fonctionnalité effectue des sauvegardes régulières de votre fichier pendant que vous travaillez, donc si Word se bloque ou que votre ordinateur redémarre de manière inattendue (comme lorsque Windows effectue une mise à jour du système pendant la nuit), vous serez présenté avec des versions automatiquement récupérées des documents ouverts au prochain démarrage Mot. Bien sûr, toutes ces versions augmentent la taille de votre fichier, donc si vous désactivez la récupération automatique, votre fichier sera plus petit.
Allez dans Fichier> Options> Enregistrer et désactivez l’option «Enregistrer les informations de récupération automatique toutes les [x minutes]».
Cela ne fera pas de différence immédiate, mais cela empêchera les nouvelles versions de récupération automatique d’être ajoutées au fichier lorsque vous travaillez dessus.
Soyez simplement averti que vous n’aurez plus de versions de récupération automatique, donc si Word se bloque ou se ferme de façon inattendue, vous perdrez tout votre travail depuis la dernière fois que vous l’avez enregistré.
Copiez tout dans un tout nouveau document
Lorsque vous travaillez sur un document, Word enregistre diverses choses en arrière-plan pour vous aider. Nous avons montré comment les désactiver dans la mesure du possible et comment supprimer les données que Word collecte, mais il y aura probablement encore des éléments dont vous n’avez pas besoin dans votre document. Si vous vous trouvez sujet à ce type de glissement de taille de document, vous pouvez créer un nouveau document, puis tout copier dessus.
Commencez par créer un nouveau document vierge. Sélectionnez tout le contenu de votre document actuel en appuyant sur Ctrl + A. Dans le nouveau document, appuyez sur Ctrl + V pour tout coller. Cela copie tout votre texte, vos sections, la mise en forme, les options de mise en page, la numérotation des pages, tout ce dont vous avez besoin.
Votre nouveau document n’aura aucune des sauvegardes d’arrière-plan précédentes, des informations de récupération automatique ou des versions précédentes, ce qui devrait réduire la taille du fichier.
Gardez à l’esprit que cela copiera toutes les données d’édition de vos images, vous voudrez donc peut-être les supprimer du document d’origine avant de tout copier dans votre nouveau document. Sinon, ce n’est pas grave. Vous pouvez toujours le supprimer de votre nouveau document.
Nous ne pouvons pas vous dire combien cela permettra d’économiser, car cela pourrait aller de quelques kilo-octets à beaucoup de mégaoctets, mais cela vaut toujours la peine de le faire si vous voulez retirer le plus de gras possible de votre document.
En prime, nous avons également vu ce copier / coller dans une nouvelle astuce de document résoudre des erreurs étranges dans les documents Word qui étaient difficiles à retrouver autrement.
Conseils qui pourraient aider à réduire la taille d’un document
Certains conseils semblent aider, mais nous n’avons pas pu obtenir un résultat positif avec eux. Nous ne disons pas qu’ils ne contribueront pas à réduire la taille de votre fichier, mais il semble que vous aurez besoin d’un ensemble particulier de circonstances pour en tirer un avantage. Nous vous recommandons fortement d’essayer d’abord les conseils de la section précédente, puis de les essayer si vous en avez besoin.
Désactiver les enregistrements en arrière-plan
Plus un document est compliqué et plus il est long depuis que vous l’avez enregistré, plus il faut de temps pour l’enregistrer lorsque vous cliquez sur le bouton «Enregistrer». Pour vous aider à contourner ce problème, Word a un paramètre dans Fichier> Options> Avancé nommé «Autoriser les enregistrements en arrière-plan».
Ce paramètre est activé par défaut et enregistre le document en arrière-plan lorsque vous travaillez dessus. L’idée est que lorsque vous cliquez sur «Enregistrer», il y aura moins de modifications à enregistrer, et donc cela sera beaucoup plus rapide. Il s’agit en grande partie d’un retour au temps où Word utilisait une quantité proportionnellement plus importante de ressources système, et sur les systèmes modernes, ce n’est probablement pas nécessaire, surtout si vous n’éditez pas des documents extrêmement longs ou compliqués.
Le jury est de savoir si cela fait une différence dans la taille du fichier. Laisser un document ouvert avec ce paramètre activé n’a pas fait de différence sur la taille de notre document de test (alors que laisser la récupération automatique activée a augmenté la taille du fichier). Faire des modifications sur une période d’environ 30 minutes n’a pas non plus entraîné une modification sensible de la taille du document, que la fonction «Autoriser les enregistrements en arrière-plan» soit activée ou désactivée. Le fait de l’avoir désactivé n’a pas non plus modifié la vitesse d’enregistrement du document.
En bref: celui-ci dépend de vous. Si le désactiver ne réduit pas la taille de votre fichier, laissez-le activé, car tout ce que Word fait pour enregistrer automatiquement vos documents est une bonne chose.
Convertir en RTF puis reconvertir en DOCX
RTF signifie Rich Text Format , et c’est une norme ouverte pour les documents qui fournit un peu plus de mise en forme que le texte brut, mais pas toutes les cloches et les sifflets de DOCX. L’idée de convertir un DOCX en RTF est qu’il supprime toute la mise en forme supplémentaire et toutes les données cachées de sorte que lorsque vous enregistrez votre RTF en tant que fichier DOCX, la taille du fichier sera plus petite.
La conversion de notre document de test de 20 pages, 721 Ko en RTF a transformé la taille du fichier à 19,5 Mo (alors n’utilisez pas RTF si vous voulez un petit fichier). La reconvertir en DOCX a généré un fichier de 714 Ko. Cela représente une économie de 7 Ko – moins de 1% – et parce que RTF ne pouvait pas gérer une partie du formatage de table simple que nous avons utilisé, nous avons dû reformater … ce qui a ramené la taille à 721 Ko.
Celui-ci ne semble pas avoir de nombreux avantages pour votre document, en particulier lorsque le DOCX moderne a tellement de capacités de formatage que RTF ne peut pas gérer.
Convertir en HTML puis reconvertir en DOCX
C’est la même idée que la conversion en RTF, sauf que HTML est un format Web. Notre test de conversion a montré des résultats presque identiques à l’utilisation de RTF.
Nous avons essayé cela sur notre fichier DOCX de 721 Ko, et il l’a converti en un fichier HTML de 383 Ko. La reconvertir en DOCX a généré un fichier de 714 Ko. C’est une économie de 1%, mais cela a gâché le formatage, en particulier les en-têtes, et ceux-ci devraient être refaits.
Décompressez le document et compressez-le
Un document DOCX est un fichier compressé, comme une archive que vous créez avec 7-Xip ou WinRar. Cela signifie que vous pouvez l’ouvrir avec l’un de ces outils et voir tout le contenu. Une astuce que vous pourriez voir est d’extraire tous les fichiers de votre DOCX, de les ajouter à une archive compressée, puis de renommer cette archive en une extension de fichier DOCX. Hé hop, vous avez un document Word qui a été compressé! En théorie, cela semble plausible, mais en utilisant à la fois 7-Zip et WinRar et divers formats d’archives, nous avons constaté que chaque fois que nous essayions d’ouvrir le fichier .docx que nous avions créé, Word nous disait que le fichier était corrompu.
Cette idée a peut-être du mérite – notre fichier de 721 Ko n’a fini que par 72 Ko – mais nous ne le recommanderions pas à moins que vous ne vouliez passer beaucoup de temps à jouer avec pour essayer de le faire fonctionner. En outre, l’enregistrement peut simplement être dû au fait que le processus de compression a supprimé / compressé quelque chose qui empêche Word d’ouvrir le document, mais nous ne pouvons pas être sûrs.
Conseils couramment suggérés qui ne feront probablement aucune différence
Il y a quelques suggestions flottant sur Internet qui semblent judicieuses mais n’auront pas beaucoup d’effet. Cela ne veut pas dire que vous ne devriez pas les essayer, juste que vous ne devez pas vous attendre à beaucoup d’impact sur la taille de votre document.
Supprimer les versions précédentes du document
Word conserve les versions précédentes de votre document pendant que vous travaillez dessus. Il s’agit de la fonctionnalité d’enregistrement automatique, et certaines personnes suggèrent de les supprimer en allant dans Fichier> Informations> Gérer le document et en supprimant toutes les anciennes versions.
Cependant, cela ne sert à rien car ces anciennes versions sont stockées dans le système de fichiers Windows, pas dans votre document Word. Les supprimer ne réduira pas votre document. Si vous souhaitez supprimer toute information de version précédente du document, copiez le contenu dans un nouveau document ou effectuez un fichier> Enregistrer sous pour enregistrer dans un nouveau document, comme nous l’avons suggéré précédemment.
Coller du texte uniquement, pas la mise en forme
Lorsque vous souhaitez copier et coller d’un document dans votre document actuel, vous pouvez utiliser différentes options de collage.
L’option par défaut utilisée si vous cliquez sur le bouton «Coller» (ou appuyez sur Ctrl + V) est «Conserver le formatage source». Cela copie les polices et la mise en forme non par défaut comme gras, italique, etc. Mais si vous cliquez sur l’option « Conserver uniquement le texte » à la place, cela réduira la taille du fichier en supprimant la mise en forme.
Nous avons essayé cela avec un document de 20 pages qui avait une mise en forme variée appliquée au texte sur chaque page, et la différence de taille moyenne était légèrement inférieure à 2 Ko par page. Cela peut être important si vous avez un document de plus de 250 pages, où cela totaliserait jusqu’à environ 0,5 Mo, mais allez-vous vraiment avoir un document Word de 250 pages sans mise en forme? Probablement pas, car il serait pour la plupart illisible, vous perdriez donc vos économies lorsque vous ajouteriez le formatage.
Tous les avantages de cette méthode sont probablement dus à l’astuce que nous avons donnée ci-dessus – copiez et collez le document entier dans un nouveau document pour supprimer les versions précédentes, les anciennes modifications d’édition, etc.
Changer la taille de la page
Word vous donne la possibilité de modifier la taille de la page en accédant à Mise en page> Taille et en changeant la taille par défaut «Lettre». Il y a des astuces qui disent que si vous choisissez une taille plus petite, mais similaire comme «A4», les autres lecteurs ne le remarqueront pas, et vous obtenez une petite économie de taille.
Nous avons essayé cela avec un document de 20 pages utilisant une taille «Lettre» de 721 Ko. Nous avons changé la taille en «A4», «A5» (qui est la moitié de la taille de «A4») et «B5» et notre document est resté stable à 721 Ko à chaque fois. En d’autres termes, cela n’a aucune incidence sur la taille du fichier.
Arrêtez d’incorporer des données linguistiques
Il existe un paramètre dans Fichier> Options> Avancé nommé «Intégrer les données linguistiques», et vous verrez des conseils à divers endroits vous invitant à désactiver cette option. À première vue, cela semble raisonnable – des données linguistiques supplémentaires n’augmenteraient-elles pas la taille d’un document?
En bref, la réponse est non si vous utilisez un fichier .docx moderne. Word gère les données linguistiques en arrière-plan et n’occupe aucune place dans le document.
La désactivation de cette option peut faire une légère différence pour les fichiers .doc plus anciens, mais même si vous avez utilisé un outil d’écriture manuscrite et que Word a des «informations de correction de reconnaissance de l’écriture manuscrite» à stocker . Sinon, cela ne fait aucune différence.
Voir aussi :
Voici quelques sources : Microsoft Support - Wikipedia windows
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