Comment arrêter quelqu’un qui transfère une demande de réunion dans Outlook

Si vous avez déjà eu un problème avec des participants potentiels à une réunion qui transfèrent des demandes à d’autres, nous avons de bonnes nouvelles. Si vous disposez de la dernière version d’Outlook (2016 ou 365) ou si vous êtes un abonné Office 365 utilisant l’application Web Outlook, vous pouvez empêcher les gens de transférer des demandes de réunion.

Organiser une réunion avec les bons participants peut être frustrant. Vous devez trouver un temps disponible pour tout le monde. Ensuite, vous devez trouver une chambre gratuite. Espérez ensuite que les participants ne transmettent pas la demande de réunion à une personne supplémentaire qui n’a pas besoin d’y assister, ou pire, transmet la réunion à un subordonné pour y assister à la place. Nous ne pouvons pas forcer les gens à être libres et nous ne pouvons pas vous faire monter de magie dans une salle de réunion, mais si vous utilisez Outlook, nous pouvons vous montrer comment empêcher les gens de transmettre votre demande de réunion. Nous allons jeter un coup d’oeil.

Mise à jour : Un de nos lecteurs a attiré notre attention sur le fait que cette technique n’est disponible que sur la version Windows d’Outlook et non sur la version macOS. Merci d’avoir signalé cela, Floris!

Empêcher le transfert d’une demande dans Outlook ou Outlook Web App

Pour arrêter le transfert d’une demande de réunion, il suffit de retourner un paramètre unique avant d’envoyer la demande.

Dans le client Outlook complet, avec une demande de réunion ouverte, basculez vers l’onglet «Réunion». Cliquez sur le bouton « Option de réponse » puis sur le bouton « Autoriser le transfert » dans le menu déroulant pour le désactiver (il est activé par défaut).

Dans Outlook Web App, assurez-vous qu’une demande de réunion est ouverte et qu’au moins un participant est ajouté. Cliquez sur le rouage «Participants» puis sur le bouton «Autoriser le transfert» pour le désactiver pour cette réunion.

Malheureusement, il n’y a aucun moyen de désactiver l’option «Autoriser le transfert» par défaut. Vous devez le désactiver chaque fois que vous créez une nouvelle demande.

Que se passe-t-il si quelqu’un essaie de transmettre ma demande de réunion?

Trois choses peuvent se produire lorsque quelqu’un essaie de transférer un message sur lequel vous avez désactivé l’option «Autoriser le transfert»:

• Si votre participant utilise la même version d’Outlook que vous (et s’il travaille pour la même entreprise, il est fort probable qu’il le soit), il ne pourra pas transférer la demande de réunion.
• S’ils sont sur une ancienne version d’Outlook, ils pourront transférer la demande de réunion, mais Microsoft Exchange bloquera la livraison et enverra à votre participant un message «non livrable».
• S’ils utilisent un système de messagerie non Microsoft, comme Gmail, ils pourront alors transmettre la demande de réunion sans aucune restriction. En effet, les systèmes tiers ne sont pas tenus de respecter l’indicateur «ne pas transmettre» de Microsoft. À l’avenir, il est possible qu’ils commencent à le respecter (il s’agit souvent d’une situation «vous me grattez le dos et je vais vous gratter»), où quelqu’un comme Google veut qu’Outlook respecte un indicateur spécifique à Gmail, donc un accord est conclu ), mais il est également tout à fait possible qu’aucun système en dehors d’Outlook ne respecte jamais le drapeau.

Pourtant, tant que vous organisez des réunions avec des personnes dans votre organisation, cela devrait fonctionner correctement.

Voici quelques sources : Microsoft Support  -  Wikipedia windows