Comment faire une longue colonne en plusieurs colonnes dans Excel

Trop de données dans une seule colonne peuvent rendre votre feuille de calcul Microsoft Excel plus difficile à lire. Pour l’améliorer, vous devriez envisager de fractionner votre colonne à l’aide des fonctionnalités «Texte en colonnes» ou «Remplissage Flash».

« Text to Columns » remplacera votre colonne unique par plusieurs colonnes utilisant les mêmes données. « Flash Fill » répliquera les données, les divisant en nouvelles colonnes individuelles tout en laissant la colonne d’origine intacte.

Comment utiliser le texte pour les colonnes dans Excel

Microsoft Excel comprend une fonctionnalité spéciale qui vous permet de fractionner des colonnes très longues. Pour ce faire, il sépare les colonnes à l’aide de délimiteurs, comme des virgules ou des points-virgules, qui divisent les données.

La fonctionnalité fonctionne en utilisant Text to Columns , auquel vous pouvez accéder à partir de l’onglet «Données» de votre barre de ruban Microsoft Excel.

Pour tester cette fonctionnalité, nous utiliserons un ensemble de données (une liste d’employés, indiquant les noms, les dates de naissance et d’autres informations) dans une seule colonne. Chaque section de données est dans une seule cellule, séparée par un point-virgule.

Vous devrez d’abord sélectionner les cellules contenant vos données (cellules A1 à A12 dans l’exemple ci-dessus).

À partir de l’onglet «Données» d’Excel, cliquez sur le bouton «Texte vers colonnes» qui se trouve dans la section «Outils de données».

Cela fera apparaître la fenêtre «Assistant de conversion de texte en colonnes» et vous permet de commencer à séparer vos données. Dans les options, sélectionnez le bouton radio «Délimité» et cliquez sur «Suivant» pour continuer.

Par défaut, Excel choisira d’essayer de séparer vos données de colonne unique par chaque onglet qu’il trouve. C’est bien, mais pour notre exemple, nous utilisons des données séparées par des points-virgules.

Choisissez votre option de délimitation dans le menu latéral. Pour notre exemple, notre délimiteur choisi est un point-virgule.

Vous pouvez voir à quoi ressembleront les données converties dans la section «Aperçu des données» au bas du menu.

Une fois que vous êtes prêt, cliquez sur «Suivant» pour continuer.

Vous devez maintenant définir les types de cellules pour chaque colonne. Par exemple, si vous avez une colonne avec des dates, vous pouvez définir le format de date approprié pour cette colonne. Par défaut, chaque colonne sera définie sur le paramètre «Général».

En utilisant cette option, Excel tentera de définir automatiquement le type de données pour chaque colonne. Pour les définir manuellement, cliquez d’abord sur votre colonne dans la section «Aperçu des données». À partir de là, sélectionnez le type de données approprié dans la section «Format des données de colonne».

Si vous souhaitez ignorer une colonne complètement, sélectionnez votre colonne, puis choisissez l’option «Ne pas importer la colonne (sauter)». Cliquez sur « Terminer » pour commencer la conversion.

Votre colonne unique séparera chaque section, à l’aide des délimiteurs, en colonnes individuelles en utilisant les options de formatage de cellule que vous avez sélectionnées.

Comment utiliser le remplissage Flash dans Excel

Si vous souhaitez conserver vos données d’origine intactes, mais toujours séparer les données, vous pouvez utiliser la fonction «Flash Fill» à la place.

En utilisant notre exemple de liste d’employés, nous avons une seule ligne d’en-tête de colonne (colonne A), avec un délimiteur point-virgule séparant chaque bit de données.

Pour utiliser la fonction « Remplissage Flash », commencez par taper les en-têtes de colonne dans la ligne 1. Pour notre exemple, « ID employé » irait dans la cellule B1, « Prénom » dans la cellule C1, etc.

Pour chaque colonne, sélectionnez votre ligne d’en-tête. Commencez par B1 (l’en-tête «Employee ID» dans cet exemple) puis, dans la section «Data Tools» de l’onglet «Data», cliquez sur le bouton «Flash Fill».

Répétez l’action pour chacune de vos cellules d’en-tête (C1, D1, etc.) pour remplir automatiquement les nouvelles colonnes avec les données correspondantes.

Si les données sont correctement formatées dans votre colonne d’origine, Excel séparera automatiquement le contenu en utilisant la cellule d’en-tête d’origine (A1) comme guide. Si vous recevez une erreur, saisissez la valeur suivante dans l’ordre dans la cellule située sous votre cellule d’en-tête, puis cliquez à nouveau sur le bouton «Remplissage Flash».

Dans notre exemple, ce serait le premier exemple de données dans la cellule B2 («101») après la cellule d’en-tête dans B1 («ID employé»).

Chaque nouvelle colonne se remplira des données de la colonne d’origine, en utilisant la première ou la deuxième ligne initiale comme guide pour choisir les données correctes.

Dans l’exemple ci-dessus, la longue colonne (colonne A) a été séparée en six nouvelles colonnes (B à G).

Comme la disposition des lignes 1 à 12 est la même, la fonction «Flash Fill» est capable de copier et de séparer les données, en utilisant la ligne d’en-tête et le premier bit de données.

Voici quelques sources : Microsoft Support  -  Wikipedia windows