Avez-vous déjà manqué un e-mail important parce que votre boîte de réception était pleine de messages précédents sans réponse? La plupart des gens en ont fait l’expérience et presque tout le monde connaît la distraction de cinquante e-mails non lus qui exigent votre attention dès que vous ouvrez votre boîte de réception le matin.
Selon des études, les travailleurs dépensent autant que 28 pour cent de leur semaine lire et répondre aux e-mails. Cela représente plus du quart de votre temps de travail. Que pourriez-vous accomplir de plus si vous n’aviez pas à gérer un barrage constant de courriels?
Table des matières
Qu’est-ce que Inbox Zero?
Inbox Zero est un concept développé par Merlin Mann, un expert en productivité. Bien que la plupart des gens interprètent le «zéro» dans le nom comme faisant référence au nombre de courriels d’une personne, il faisait à l’origine référence au temps que les gens passent à réfléchir aux courriels. Si vous n’avez aucun e-mail, vous ne passez presque aucun temps à y penser.
Cet article vous expliquera comment réduire au minimum le nombre d’e-mails non lus dans votre boîte de réception à l’aide des outils disponibles dans Gmail, ainsi que des pratiques que vous pouvez appliquer à votre journée de travail qui vous aideront à apprivoiser l’essaim d’e-mails que vous recevez durant la journée.
Principes de base de la gestion des e-mails
La première étape pour améliorer la productivité de votre messagerie est de fermer votre boîte de réception. Cela peut sembler contre-intuitif, mais il est préférable de vous donner des périodes de temps définies pour lire et répondre aux e-mails plutôt que de les adresser à leur arrivée. La recherche a montré que les délais, auto-imposés ou non, améliorent l’efficacité et réduire le temps passé sur un projet.
Réservez cinq minutes au début de chaque heure, ou peut-être vingt minutes au début et à la fin de la journée, pour répondre aux e-mails. Supprimez tous les e-mails qui sont clairement du spam. Si un e-mail nécessite deux minutes ou moins pour répondre, répondez-y d’abord.
Si un e-mail nécessite plus de temps pour répondre, déplacez-le dans un dossier spécialement désigné.
Utiliser Gmail pour atteindre Inbox Zero
Gmail est le client de messagerie le plus utilisé au monde, mais la plupart des gens ne réalisent pas à quel point la plate-forme est polyvalente. Gmail regorge d’outils et d’options personnalisables qui vous donnent un énorme contrôle sur son apparence. Inbox Zero devient beaucoup plus réalisable lorsque vous tirez parti de ces outils.
Utiliser des étoiles spéciales
Tout le monde connaît la possibilité de «marquer» un e-mail en cliquant sur l’icône étoile – mais saviez-vous qu’il existe 12 étoiles différentes qui peuvent être utilisées? Cliquez sur Paramètres> Afficher tous les paramètres> Général puis faites défiler jusqu’à ce que vous voyiez le Étoiles sous-section.
Il existe différentes couleurs d’étoiles, mais il existe également des icônes comme un point d’exclamation, une flèche d’avance rapide, une coche, un point d’interrogation et un i minuscule. Par défaut, seule l’étoile principale est active, mais vous pouvez cliquer et faire glisser l’une des icônes vers le Utilisé section pour les activer.
Un seul symbole apparaîtra dans Gmail. Cliquez dessus plusieurs fois pour parcourir toutes les différentes étoiles que vous avez sélectionnées. Choisissez au moins quatre symboles: l’étoile standard, l’étoile rouge, le i minuscule et la coche verte.
Configurer plusieurs boîtes de réception et filtres
Vous connaissez peut-être déjà plusieurs des onglets disponibles dans Gmail: Promotions, Personnel, Réseaux sociaux, etc. Accédez à Paramètres> Boîte de réception et à côté Type de boîte de réception, cliquez sur la liste déroulante et sélectionnez Plusieurs boîtes de réception.
Une nouvelle section apparaît appelée Plusieurs sections de la boîte de réception. Vous pouvez nommer jusqu’à cinq sections personnalisées à afficher à côté de votre boîte de réception principale, bien que deux soient remplies par défaut. Une section est réservée aux e-mails favoris, tandis que l’autre est réservée aux brouillons. Ces sections sont désignées par leurs requêtes de recherche, vous devrez donc savoir comment chacune des étoiles spéciales est appelée afin de leur réserver des sections.
Voici les noms de chaque étoile:
- Étoile jaune
- Étoile rouge
- Étoile orange
- Étoile verte
- Étoile bleue
- Étoile pourpre
- Yellow-bang (point d’exclamation)
- Red-bang
- Question violette
- Orange-guillemet (symbole d’avance rapide)
- Chèque vert
- Blue-info (i minuscule)
Le champ de requête de recherche reconnaît différents opérateurs, vous pouvez donc utiliser les commandes OR / AND pour inclure plusieurs étoiles dans la même section. À côté de la Requête de recherche le champ est le Nom de la section domaine. Entrez ici le nom spécifique que vous souhaitez que le champ soit appelé.
Pour atteindre Inbox Zero, il est préférable de configurer quelques sections spécifiques:
- Besoin d’action / réponse
- Besoin d’une réponse urgente
- En attente de réponse
- Délégué
Vous pouvez choisir de configurer une cinquième section en fonction de vos besoins, mais ces quatre géreront les tâches les plus élémentaires.
Atteindre Inbox Zero
Maintenant que vous avez modifié vos paramètres Gmail, il est temps de tout mettre en œuvre. Tout d’abord, définissez vos filtres. Entrez ce qui suit:
| Requête de recherche | Nom de la section |
| a: étoile jaune | Besoin d’action / réponse |
| a: étoile rouge | Besoin d’une réponse urgente |
| a: info-bleue | En attente de réponse |
| a: chèque vert | Délégué |
Lorsque vous recevez un e-mail, la première chose à faire est de décider s’il nécessite une réponse ou si vous devez le supprimer. Si l’e-mail est du spam ou ne justifie pas une réponse, supprimez-le immédiatement ou archivez-le.
Si l’e-mail nécessite une réponse et prend moins de deux minutes, répondez-y. Si vous avez besoin de plus de deux minutes, cliquez sur le bouton Star icône une fois. Si l’e-mail est urgent et devrait être la prochaine chose à laquelle vous répondez, cliquez deux fois sur l’icône pour le marquer d’une étoile rouge.
Une fois que vous avez répondu à un e-mail, si vous attendez une réponse, cliquez sur le bouton Star icône trois fois pour le désigner comme « En attente de réponse ». Si vous recevez un e-mail mieux traité par quelqu’un d’autre, transférez-le à la personne appropriée et cliquez sur le bouton Star icône quatre fois pour le marquer comme « Délégué ».
Choisissez le moment où vous souhaitez répondre à votre e-mail et concentrez-vous sur le travail uniquement dans ces délais. En vous donnant des délais et des périodes de traitement des e-mails, vous réduisez le temps que vous passez dans votre boîte de réception afin de pouvoir vous concentrer sur des tâches plus importantes. Si vous choisissez de vous en occuper au début de l’heure, concentrez-vous d’abord sur les e-mails urgents, puis gérez le reste à partir de là.
En mettant ces méthodes en pratique, vous pouvez bientôt atteindre un contrôle total de votre boîte de réception. Si c’est déjà un gâchis, prévoyez une demi-heure par jour pour trier les e-mails que vous avez déjà et déterminer s’ils sont importants ou non. Répondez à ceux qui en ont besoin, supprimez ceux qui n’en ont pas.
Cela peut prendre un peu de temps, mais filtres, des boîtes de réception désignées et d’autres outils vous aideront à atteindre Inbox Zero – et vous trouverez les techniques qui vous aideront le mieux à y rester.
Voir aussi :
Voici quelques sources : Microsoft Support - Wikipedia windows