Comment choisir la quantité de téléchargements Outlook Mail sur votre ordinateur

Vous pourriez penser qu’Outlook affichera tous vos e-mails (après tout, pourquoi pas), mais par défaut, le client Outlook ne conserve que la dernière année de messagerie sur votre ordinateur. Tous vos messages existent toujours sur le serveur Microsoft Exchange, mais ils ne sont pas visibles sur Outlook. Voici pourquoi Microsoft définit cette valeur par défaut et comment la modifier si vous le souhaitez.

Remarque : Les informations suivantes couvrent toutes les versions d’Outlook de 2013 à 2019, y compris Outlook 365. Elles ne s’appliquent également que si vous vous connectez à un serveur Microsoft Exchange, et cela inclut si vous vous connectez à Hotmail ou Outlook.com. Si vous vous connectez à un autre service, comme Gmail ou un serveur de messagerie personnel, vous pouvez configurer ces options, mais Outlook les ignorera.

Pourquoi Outlook n’affiche-t-il pas tout mon courrier?

Lorsque vous installez Microsoft Office, il vérifie la taille de votre disque pour vous assurer que vous disposez de suffisamment d’espace pour installer toutes les applications. Il utilise également cette vérification pour définir un paramètre dans Outlook qui détermine la quantité de courrier à télécharger sur votre ordinateur local, en fonction des tailles de disque suivantes:

• Inférieur ou égal à 32 Go: Outlook conserve un mois de courrier électronique sur votre système.
• Entre 32 et 64 Go (non inclus): Outlook conserve trois mois de courrier électronique.
• Égal ou supérieur à 64 Go: Outlook conserve 12 mois de courrier électronique.

Microsoft le fait parce que le courrier prend de la place sur votre disque dur, et si vous ne disposez que d’un petit disque dur, vous ne voudrez probablement pas en traiter beaucoup avec quelques gros fichiers que quelqu’un vous a envoyés par e-mail il y a deux ans. Outlook télécharge toujours tous vos rendez-vous de calendrier, contacts, tâches et tout le reste. Cette limite affecte uniquement votre courrier (et vos flux RSS).

Si votre compte de messagerie utilise un serveur Microsoft Exchange (comme Hotmail, Microsoft Live, O365 ou de nombreux systèmes de messagerie d’entreprise), ce paramètre déterminera la quantité de courrier téléchargée sur votre ordinateur. Si vous utilisez un autre fournisseur de messagerie, comme Google ou Yahoo, Outlook ignore ce paramètre et télécharge tout votre courrier.

Où se trouve mon courrier et comment y accéder?

La bonne nouvelle est que votre courrier n’est allé nulle part; il est toujours sur votre serveur de messagerie. (Si vous n’êtes pas sûr de ce qu’est un serveur de messagerie, la réponse courte est qu’il s’agit d’un ordinateur puissant avec un grand disque dur sur lequel votre fournisseur de messagerie stocke tout votre courrier. Nous avons écrit une réponse plus longue , qui vaut la peine d’être lue .) Vous pouvez accéder à votre messagerie à tout moment (tant que vous avez accès à Internet) via Outlook ou, selon votre version d’Outlook, via une interface Web.

Pour voir votre courrier dans Outlook, faites défiler vers le bas du dossier. S’il y a plus d’e-mails sur le serveur de messagerie, vous verrez un message vous en informer.

Cliquez sur «Cliquez ici pour en savoir plus sur Microsoft Exchange» et Outlook téléchargera le reste de vos e-mails sur votre ordinateur. Assurez-vous que vous disposez de suffisamment d’espace disque pour les télécharger tous!

Si vous disposez d’Office 365, vous pouvez également accéder à vos e-mails via l’application Web Outlook. Étant donné que l’application Web n’est essentiellement qu’une fenêtre sur Exchange Server, elle vous montrera tous vos e-mails. Si vous utilisez Outlook au travail, votre personnel de support informatique devrait être en mesure de vous aider à accéder à l’application Web Outlook. Si vous êtes chez vous, rendez-vous sur Office.com et connectez-vous. Vous pouvez accéder à Outlook – et à toutes les autres applications Web auxquelles vous avez accès – une fois connecté.

Puis-je changer la valeur par défaut?

Oui, vous pouvez. Dans Outlook, accédez à Fichier> Paramètres du compte, puis sélectionnez «Paramètres du compte» dans le menu déroulant.

Dans la fenêtre Paramètres du compte, sélectionnez le compte pour lequel vous souhaitez modifier la valeur par défaut (vous n’avez probablement qu’un seul compte), puis cliquez sur le bouton «Modifier».

Dans la fenêtre Changer de compte qui s’ouvre, vous verrez que «Utiliser le mode Exchange mis en cache» est activé. Vous devez laisser cette option activée, sinon aucun courrier ne sera téléchargé sur votre ordinateur. Déplacez le curseur «Courrier pour rester hors ligne» à la période souhaitée.

Les options sont les suivantes:

• Trois jours
• Une semaine
• Trois semaines
• Un mois
• Trois mois
• Six mois
• Un ans
• Deux ans
• Cinq ans
• Tout

Remarque: Les options trois jours, une semaine et deux semaines ne sont pas disponibles dans Office 2013, mais elles le sont dans les versions ultérieures.

Choisissez «Tous» si vous souhaitez qu’Outlook télécharge tous vos messages sur votre ordinateur, ou choisissez la valeur qui vous convient. (Si vous ne pouvez pas modifier le curseur, votre administrateur peut avoir défini cette valeur délibérément et vous a empêché de la modifier.)

Une fois votre sélection effectuée, cliquez sur «Suivant» et Outlook vous avertit qu’il doit redémarrer.

Cliquez sur « OK », fermez la fenêtre Paramètres du compte, puis redémarrez Outlook. Selon la quantité de courrier à télécharger, Outlook peut mettre un certain temps à mettre à jour chaque dossier. Vous verrez un message en bas d’Outlook pendant qu’il télécharge le courrier dans chaque dossier.

Et c’est tout; vous avez terminé. Outlook téléchargera désormais l’intégralité de votre courrier (ou celui que vous aurez sélectionné) à partir de maintenant.

Voici quelques sources : Microsoft Support  -  Wikipedia windows