Comment configurer une réponse d’absence du bureau sur Outlook.com

Si vous devez vous absenter du bureau pendant un certain temps, Outlook.com facilite la configuration de réponses automatiques qui sont envoyées lorsque vous recevez un message, permettant à l’expéditeur de savoir que vous ne lirez pas ou ne répondrez pas aux e-mails pendant ce temps.

Vous pouvez configurer un message personnalisé qui sera envoyé pendant une période spécifique, si vous le souhaitez, à tous ceux qui vous envoient des e-mails, ou uniquement aux personnes de votre liste de contacts. Nous allons vous montrer comment

REMARQUE: vous ne pouvez utiliser Outlook.com qu’avec les comptes de messagerie Microsoft: live.com, outlook.com, hotmail.com et msn.com.

Pour commencer, accédez à http://www.outlook.com dans votre navigateur préféré et connectez-vous au compte de messagerie Microsoft à partir duquel vous souhaitez envoyer une réponse automatique. Ensuite, cliquez sur l’icône d’engrenage dans le coin supérieur droit de la page Outlook.com et sélectionnez «Réponses automatiques» dans la liste déroulante.

Le volet Réponses automatiques se déroule. Pour activer les réponses automatiques, cliquez sur l’option «Envoyer des réponses automatiques». Vous pouvez définir une période pendant laquelle la réponse automatique sera envoyée afin que vous n’ayez pas à vous soucier de vous souvenir de l’activer avant de partir ou de la désactiver à votre retour. Pour définir une période, cochez la case «Envoyer les réponses uniquement pendant cette période».

Pour spécifier quand la réponse automatique doit commencer à être envoyée, cliquez sur la liste déroulante du calendrier «Heure de début», puis cliquez sur la date souhaitée.

Cliquez sur le menu déroulant « Heure de début » et sélectionnez une heure de début des réponses automatiques. Sélectionnez ensuite une date et une heure à côté de «Heure de fin» pour indiquer quand les réponses automatiques ne seront plus envoyées.

Vous pouvez sélectionner des options supplémentaires (cases à cocher) si vous souhaitez bloquer votre calendrier pour cette période, refuser automatiquement de nouvelles invitations pour des événements qui se produisent pendant cette période, ou refuser et annuler vos réunions pendant cette période.

Vous pouvez également choisir d’envoyer les réponses automatiques uniquement aux personnes de votre liste de contacts ou à tous ceux qui vous envoient des e-mails.

Saisissez le message que vous souhaitez envoyer automatiquement dans la case «Envoyer une réponse à chaque expéditeur avec le message suivant». Utilisez la barre d’outils en haut de la boîte pour formater votre message.

Lorsque vous avez terminé de configurer votre réponse automatique, cliquez sur «OK» en haut du volet. Votre message personnalisé s’éteindra désormais automatiquement pendant la période que vous aurez définie en réponse aux e-mails reçus répondant aux exigences que vous avez définies.

Si vous définissez une période de temps pour votre réponse automatique, elle s’arrêtera à la fin de cette période. Cependant, vous pouvez également désactiver la réponse automatique manuellement en ouvrant à nouveau le volet Réponses automatiques et en sélectionnant l’option «Ne pas envoyer de réponses automatiques».

Voici quelques sources : Microsoft Support  -  Wikipedia windows