Comment créer des règles côté serveur dans Outlook

Les règles côté serveur s’exécutent sur le serveur plutôt que dans le client Outlook, elles vous permettent donc d’appliquer des règles avant que des messages ne frappent votre système. Voici comment ils fonctionnent et ce que vous pouvez en faire.

Quelles sont les règles côté serveur?

Lorsque vous configurez des règles normales dans Outlook, elles ne fonctionnent que lorsque l’application Outlook est ouverte sur votre système. Ces règles sont appelées règles côté client car elles fonctionnent dans l’application cliente Outlook. Ils sont parfaits pour des choses comme le filtrage des e-mails dans différents dossiers, car les règles se déclenchent lorsque vous ouvrez Outlook ou lorsque des messages arrivent dans votre boîte de réception.

Mais que se passe-t-il si vous souhaitez que des règles se déclenchent lorsque Outlook est fermé, comme le transfert de messages à un collègue pendant vos vacances? Pour cela, vous avez besoin de règles côté serveur , qui fonctionnent sur le serveur qui gère votre courrier, que Outlook soit ouvert ou non sur votre ordinateur. Outlook vous permet également de les créer. Passons en revue le processus.

Avertissement: les règles côté serveur fonctionnent si vous utilisez Microsoft Exchange pour votre serveur de messagerie (O365 basé sur le cloud ou un serveur Exchange local), mais pas si vous utilisez Outlook pour traiter le courrier d’un fournisseur comme Gmail ou Yahoo !. Vous pouvez toujours configurer une réponse et des règles d’absence du bureau pour un compte non Microsoft, mais vous devrez laisser Outlook activé et en cours d’exécution. Si c’est ce dont vous avez besoin, nous avons des instructions pour vous .

Comment configurer des règles côté serveur

Vous créez des règles normales (côté client) dans le gestionnaire de règles en accédant à Accueil> Règles, mais nous ne les utilisons pas. Au lieu de cela, allez dans Fichier> Options et cliquez sur le bouton « Réponses automatiques ».

Pour commencer à créer une règle côté serveur, cliquez sur le bouton «Règles».

Cela fait apparaître le panneau Règles de réponse automatique, et comme vous pouvez le voir, vous ne pouvez pas faire grand-chose sauf cliquer sur le bouton « Ajouter une règle ».

La fenêtre Modifier la règle qui s’ouvre vous permet de créer votre nouvelle règle côté serveur.

Vous verrez que les options de ces règles sont beaucoup plus simples que dans le gestionnaire de règles. En effet, vous êtes limité aux actions pouvant être effectuées par le serveur. Si vous souhaitez qu’Outlook joue un son spécifique lorsqu’un courrier de votre patron arrive, vous ne pouvez le faire qu’avec une règle côté client.

Supposons qu’un membre de l’équipe soit absent et qu’il souhaite que tout courrier sur How-To-Geek soit déplacé dans un dossier spécifique et transmis à une personne spécifique. Tout d’abord, ils sélectionneraient l’option «Envoyé directement à moi». Ensuite, ils entraient «How-To-Geek» dans la ligne d’objet. Ils sélectionneraient ensuite l’option «Copier vers» et choisiraient un dossier. Et enfin, ils cocheraient l’option «Transférer», sélectionneraient le destinataire dans le carnet d’adresses, puis cliqueraient sur «OK».

La règle est ajoutée à la liste des règles côté serveur, puis sera exécutée, que Outlook soit ouvert ou non.

Vous pouvez ajouter autant de ces règles que vous le souhaitez. Et évidemment, vous pouvez faire plus avec eux que le simple exemple que nous avons montré ici. Vous pouvez les utiliser pour modifier l’importance des messages de contacts spécifiques ou qui contiennent certains mots dans le sujet. Ou vous pouvez demander à une règle côté serveur de supprimer certains types de messages avant qu’ils n’atteignent votre boîte de réception.

Voici quelques sources : Microsoft Support  -  Wikipedia windows