Microsoft Office vous permet de crypter vos documents Office et vos fichiers PDF, ne permettant à personne de visualiser le fichier à moins qu’il n’ait le mot de passe. Les versions modernes d’Office utilisent un cryptage sécurisé sur lequel vous pouvez compter, en supposant que vous définissez un mot de passe fort.
Les instructions ci-dessous s’appliquent à Microsoft Word, PowerPoint, Excel et Access 2016, mais le processus devrait être similaire dans les autres versions récentes d’Office.
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Quelle est la sécurité de la protection par mot de passe de Microsoft Office?
Les fonctionnalités de protection par mot de passe de Microsoft Office ont eu un mauvais coup dans le passé. D’Office 95 à Office 2003, le schéma de chiffrement était très faible. Si vous avez un document protégé par mot de passe avec Office 2003 ou une version antérieure, le mot de passe peut être facilement et rapidement contourné avec un logiciel de craquage de mot de passe largement disponible.
Avec Office 2007, Microsoft a pris plus au sérieux la sécurité. Office 2007 est passé à la norme de chiffrement avancé (AES) avec une clé de 128 bits. Ceci est largement considéré comme sécurisé et signifie qu’Office utilise désormais un cryptage réel et solide pour protéger vos documents lorsque vous définissez un mot de passe. Nous avons testé la fonctionnalité de cryptage PDF et constaté qu’elle utilise également le cryptage AES 128 bits sur Office 2016.
Il y a deux choses importantes à surveiller. Premièrement, seuls les mots de passe qui chiffrent entièrement le document sont sécurisés. Office vous permet également de définir un mot de passe pour «Restreindre la modification» d’un fichier – en théorie, permettant aux utilisateurs d’afficher un fichier mais pas de le modifier sans mot de passe. Ce type de mot de passe peut être facilement craqué et supprimé, ce qui permet aux utilisateurs de modifier le fichier.
De plus, le chiffrement d’Office ne fonctionne bien que si vous enregistrez dans des formats de document modernes comme .docx. Si vous enregistrez dans des formats de document plus anciens tels que .doc – qui sont compatibles avec Office 2003 et versions antérieures – Office utilisera la version plus ancienne et non sécurisée du cryptage.
Mais, tant que vous enregistrez vos fichiers dans des formats Office modernes et que vous utilisez l’option «Crypter avec mot de passe» au lieu de l’option «Restreindre la modification», vos documents doivent être sécurisés.
Comment protéger par mot de passe un document Office
Pour protéger par mot de passe un document Office, ouvrez-le d’abord dans Word, Excel, PowerPoint ou Access. Cliquez sur le menu « Fichier » dans le coin supérieur gauche de l’écran. Dans le volet d’informations, cliquez sur le bouton «Protéger le document» et sélectionnez «Chiffrer avec mot de passe».
Le bouton est uniquement nommé «Protéger le document» dans Microsoft Word, mais il s’appelle quelque chose de similaire dans d’autres applications. Recherchez «Protéger le classeur» dans Microsoft Excel et «Protéger la présentation» dans Microsoft PowerPoint. Dans Microsoft Access, vous verrez juste un bouton «Crypter avec mot de passe» sur l’onglet Informations. Sinon, les étapes fonctionneront de la même manière.
REMARQUE: Si vous souhaitez uniquement restreindre la modification du document, vous pouvez choisir «Restreindre la modification» ici, mais comme nous l’avons dit, ce n’est pas très sécurisé et peut facilement être contourné. Vous feriez mieux de crypter tout le document, si vous le pouvez.
Saisissez le mot de passe avec lequel vous souhaitez crypter le document. Vous aurez envie de choisir un bon mot de passe ici. Les mots de passe faibles peuvent être facilement devinés en craquant un logiciel si quelqu’un accède au document.
Avertissement : vous perdrez l’accès au document si vous oubliez votre mot de passe, alors gardez-le en sécurité! Microsoft vous conseille de noter le nom du document et son mot de passe et de le conserver en lieu sûr.
Lorsqu’un document est crypté, le message «Un mot de passe est requis pour ouvrir ce document» s’affiche sur l’écran Info.
La prochaine fois que vous ouvrirez le document, vous verrez une boîte «Entrer le mot de passe pour ouvrir le fichier». Si vous n’entrez pas le mot de passe correct, vous ne pourrez pas voir le document du tout.
Pour supprimer la protection par mot de passe d’un document, cliquez sur le bouton «Protéger le document» et sélectionnez à nouveau «Chiffrer avec mot de passe». Entrez un mot de passe vide et cliquez sur « OK ». Office supprimera le mot de passe du document.
Comment créer un fichier PDF protégé par mot de passe
Vous pouvez également exporter un document Office vers un fichier PDF et protéger par mot de passe ce fichier PDF. Le document PDF sera crypté avec le mot de passe que vous fournissez. Cela fonctionne dans Microsoft Word, Excel et PowerPoint.
Pour ce faire, ouvrez le document, cliquez sur le bouton de menu « Fichier » et sélectionnez « Exporter ». Cliquez sur le bouton « Créer PDF / XPS » pour exporter le document en tant que fichier PDF.
Cliquez sur le bouton « Options » en bas de la fenêtre de dialogue d’enregistrement qui apparaît. Au bas de la fenêtre d’options, activez l’option «Crypter le document avec un mot de passe» et cliquez sur «OK».
Saisissez le mot de passe avec lequel vous souhaitez crypter le fichier PDF, puis cliquez sur «OK».
Lorsque vous avez terminé, entrez un nom pour le fichier PDF et cliquez sur le bouton « Publier ». Office exportera le document vers un fichier PDF protégé par mot de passe.
Avertissement : vous ne pourrez pas voir le fichier PDF si vous oubliez le mot de passe. Assurez-vous d’en garder une trace ou vous perdrez l’accès à votre fichier PDF.
Vous devrez saisir le mot de passe du fichier PDF lorsque vous l’ouvrirez. Par exemple, si vous ouvrez le fichier PDF dans Microsoft Edge – la visionneuse PDF par défaut de Windows 10 – vous serez invité à entrer le mot de passe avant de pouvoir le visualiser. Cela fonctionne également dans d’autres lecteurs PDF.
Cette fonctionnalité peut aider à protéger des documents particulièrement sensibles, en particulier lorsque vous les stockez sur une clé USB ou dans un service de stockage en ligne comme Microsoft OneDrive.
Le chiffrement complet du disque comme Device Encryption et BitLocker sur un PC Windows ou FileVault sur Mac est cependant plus sûr et indolore pour protéger tous les documents sur votre ordinateur, en particulier en cas de vol de votre ordinateur.
Voir aussi :
Voici quelques sources : Microsoft Support - Wikipedia windows
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