Comment suivre les modifications dans Excel

Recherchez-vous un moyen de suivre les modifications apportées à une feuille de calcul Excel? Il existe de nombreux cas où vous devez distribuer un fichier à plusieurs personnes et suivre les modifications apportées. Vous souhaiterez peut-être savoir quand la modification a été effectuée, qui a effectué la modification, dans quelle cellule la modification s’est produite et quelles données ont été modifiées.

Excel a des fonctionnalités de suivi intégrées qui peuvent gérer tous les cas ci-dessus. Vous pouvez facilement consulter toutes les modifications directement sur la feuille de calcul et vous pouvez également accepter ou rejeter chaque modification. Il y a quelques points à retenir sur les fonctionnalités de suivi d’Excel:

1. L’activation du suivi ne signifie pas que vous pouvez rétablir la feuille de calcul dans le temps à un état antérieur en annulant les modifications. C’est essentiellement un fichier journal qui enregistre tout et c’est tout. Vous pouvez consulter manuellement les données supprimées ou ajoutées, mais vous devrez apporter vous-même les modifications à la feuille de calcul.

2. L’activation du suivi ne signifie pas que chaque modification que vous apportez sera enregistrée. Toutes les données stockées dans une cellule sont suivies, mais les autres modifications telles que le formatage ne le sont pas. Les autres modifications qui ne sont pas suivies incluent le masquage / affichage des lignes et des colonnes, les commentaires et les valeurs de cellule qui changent en raison d’un recalcul de formule.

3. L’historique des modifications n’est conservé que pendant 30 jours par défaut. Si vous apportez des modifications à une feuille de calcul Excel et que vous ouvrez à nouveau le classeur 45 jours plus tard, vous pourrez voir l’historique des modifications pour les 45 jours jusqu’à ce que vous fermiez le classeur. Lorsque vous le fermez, tout historique des modifications datant de plus de 30 jours disparaîtra. Cela signifie que la prochaine fois que vous l’ouvrirez, vous ne pourrez pas voir la modification que vous aviez effectuée 45 jours plus tôt.

4. Chaque fois que vous activez le suivi, le classeur devient un classeur partagé. Cela signifie que plusieurs utilisateurs apporteront des modifications au document.

Maintenant que vous connaissez quelques notions de base sur le fonctionnement du suivi dans Excel, expliquons comment l’activer, modifier les paramètres et suivre les modifications!

Activation du suivi

Allons-y et commençons par activer le suivi. Ouvrez Excel et cliquez sur le Revoir onglet sur le ruban. À l’extrême droite, vous devriez voir une option appelée Suivi des modifications sous le Changements section.

Cliquez sur le bouton et choisissez Mettre en évidence les modifications. Vous obtiendrez une boîte de dialogue dans laquelle vous devez maintenant cocher l’option «Suivre les modifications lors de l’édition. Cela partage également votre classeur « .

Vous avez plusieurs options ici, y compris Lorsque, Qui, et Où. Pour Lorsque, Tout signifie que chaque changement sera mis en évidence. Vous avez également la possibilité de mettre en évidence les modifications depuis la dernière fois que vous avez enregistré le document, depuis une date spécifique ou les modifications qui n’ont pas encore été examinées.

Si vous cochez Qui, vous pouvez choisir de suivre les modifications apportées par n’importe qui ou les modifications effectuées par tout le monde sauf vous. le Où L’option vous permet de suivre les modifications uniquement pour une partie spécifique de la feuille de calcul. Cliquez simplement sur le bouton à droite et sélectionnez la plage de cellules dont vous souhaitez effectuer le suivi.

Enfin, vous pouvez décocher le Mettre en évidence les modifications à l’écran option si vous ne voulez pas que les autres sachent que vous suivez les modifications. Par défaut, une fois que vous démarrez le suivi et que cette option est sélectionnée, toute cellule modifiée affichera une petite flèche en haut à gauche pour indiquer qu’elle a été modifiée.

Aussi, si vous cliquez sur une cellule modifiée (avec Mettre en évidence les modifications à l’écran activé), vous obtiendrez une petite fenêtre contextuelle indiquant à partir de laquelle la valeur a été modifiée et modifiée et à quelle heure. Si vous désélectionnez l’option Mettre en surbrillance les modifications à l’écran, ce petit triangle noir n’apparaîtra pas.

Ainsi, ce que vous pouvez faire, par exemple, c’est masquer les modifications à l’écran en ne cochant pas la case, envoyer votre fichier à tous ceux qui doivent y apporter des modifications, et lorsque vous le récupérez, allez simplement à Suivi des modifications et revérifiez la case.

Configurer le suivi

L’étape suivante consiste à examiner les paramètres de suivi et à les ajuster en fonction de vos besoins. Pour ce faire, cliquez sur le Partager le classeur bouton qui se trouve directement à gauche du Suivi des modifications bouton. Clique sur le Avancée onglet lorsque le Partager le classeur une boîte de dialogue apparaît.

Ici, vous pouvez modifier le nombre de jours pour conserver l’historique des modifications sur une valeur autre que 30 jours. Par défaut, les modifications sont mises à jour lorsque le fichier est enregistré, mais vous pouvez le faire pour qu’il soit automatiquement effectué toutes les quelques minutes. Enfin, vous pouvez choisir la manière dont vous souhaitez gérer les conflits: soit en vous faisant demander, soit en laissant simplement la dernière modification lors de l’enregistrement du fichier gagner.

Affichage des modifications

Une fois que vous avez activé le suivi et effectué quelques modifications, vous pouvez à nouveau cliquer sur le bouton Suivi des modifications, cliquer sur Mettre en évidence les modifications et vous remarquerez que le Répertorier les modifications sur une nouvelle feuille la case n’est plus grisée.

Vérifiez cela et cliquez sur OK. Une nouvelle feuille de calcul appelée Histoire sera ajouté qui vous permettra d’afficher toutes les modifications qui ont été apportées à ce classeur.

À un moment donné, vous devrez approuver ou rejeter les modifications. Vous pouvez examiner toutes les modifications, puis choisir celles que vous souhaitez conserver ou supprimer.

Cliquez simplement sur Suivi des modifications encore et choisissez Accepter / rejeter les modifications. Sélectionnez les options pour choisir les modifications que vous souhaitez accepter ou rejeter. Si vous souhaitez revoir toutes les modifications, laissez simplement Lorsque vérifié et assurez-vous qu’il est réglé sur Pas révisé.

Cliquez sur OK et Excel commencera à vous montrer chaque modification apportée et vous donnera la possibilité de J’accepte ou alors Rejeter. Vous pouvez aussi Accepter tout ou alors Tout rejeter change si vous le souhaitez.

Si vous rejetez une modification, elle reviendra immédiatement à ce qui était à l’origine dans cette cellule. Il convient de noter que si une autre cellule fait référence au contenu de la cellule rejetée, cette valeur changera également lorsque la valeur de la cellule référencée reviendra. Cela peut entraîner la rupture des formules, etc., alors soyez prudent.

C’est ça! Vous pouvez désormais suivre facilement les modifications apportées à votre feuille de calcul Excel en utilisant cette fonctionnalité intégrée. Si vous avez des questions, postez un commentaire. Prendre plaisir!