Comment utiliser RECHERCHEV dans Excel

RECHERCHEV est l’une des fonctions les plus utiles d’Excel, et c’est aussi l’une des moins bien comprises. Dans cet article, nous démystifions VLOOKUP au moyen d’un exemple concret. Nous allons créer un modèle de facture utilisable pour une entreprise fictive.

RECHERCHEV est une fonction Excel . Cet article suppose que le lecteur a déjà une compréhension passante des fonctions Excel et peut utiliser des fonctions de base telles que SUM, MOYENNE et AUJOURD’HUI. Dans son utilisation la plus courante, RECHERCHEV est une fonction de base de données , ce qui signifie qu’elle fonctionne avec des tables de base de données – ou plus simplement, des listes de choses dans une feuille de calcul Excel. Quel genre de choses? Eh bien, n’importe quelle sorte de chose. Vous pouvez avoir une feuille de calcul qui contient une liste d’employés, ou de produits, ou de clients, ou de CD dans votre collection de CD, ou d’étoiles dans le ciel nocturne. Ça n’a pas vraiment d’importance.

Voici un exemple de liste ou de base de données. Dans ce cas, il s’agit d’une liste de produits que notre société fictive vend:

Habituellement, des listes comme celle-ci ont une sorte d’identifiant unique pour chaque élément de la liste. Dans ce cas, l’identifiant unique se trouve dans la colonne «Code article». Remarque: Pour que la fonction RECHERCHEV fonctionne avec une base de données / liste, cette liste doit avoir une colonne contenant l’identifiant unique (ou «clé» ou «ID»), et cette colonne doit être la première colonne du tableau . Notre exemple de base de données ci-dessus satisfait ce critère.

La partie la plus difficile de l’utilisation de RECHERCHEV est de comprendre exactement à quoi il sert. Voyons donc si nous pouvons d’abord clarifier cela:

VLOOKUP récupère les informations d’une base de données / liste sur la base d’une instance fournie de l’identifiant unique.

Dans l’exemple ci-dessus, vous inséreriez la fonction RECHERCHEV dans une autre feuille de calcul avec un code d’article, et elle vous renverrait soit la description de l’article correspondant, son prix ou sa disponibilité (sa quantité «en stock») comme décrit dans votre original liste. Laquelle de ces informations vous rendra-t-elle? Eh bien, vous pouvez décider de cela lorsque vous créez la formule.

Si tout ce dont vous avez besoin est une information de la base de données, il serait difficile de créer une formule avec une fonction RECHERCHEV. En règle générale, vous utiliseriez ce type de fonctionnalité dans une feuille de calcul réutilisable, comme un modèle. Chaque fois que quelqu’un saisit un code d’article valide, le système récupère toutes les informations nécessaires sur l’article correspondant.

Créons un exemple de ceci: Un modèle de facture que nous pouvons réutiliser encore et encore dans notre entreprise fictive.

Nous commençons d’abord par Excel, et nous créons nous-mêmes une facture vierge:

Voici comment cela va fonctionner: la personne utilisant le modèle de facture remplira une série de codes d’article dans la colonne «A» et le système récupérera la description et le prix de chaque article dans notre base de données de produits. Ces informations seront utilisées pour calculer le total de la ligne pour chaque article (en supposant que nous entrons une quantité valide).

Pour garder cet exemple simple, nous allons localiser la base de données de produits sur une feuille séparée dans le même classeur:

En réalité, il est plus probable que la base de données de produits se trouve dans un classeur distinct. Cela fait peu de différence pour la fonction RECHERCHEV, qui ne se soucie pas vraiment si la base de données se trouve sur la même feuille, une feuille différente ou un classeur complètement différent.

Nous avons donc créé notre base de données de produits, qui ressemble à ceci:

Afin de tester la formule RECHERCHEV que nous sommes sur le point d’écrire, nous entrons d’abord un code d’article valide dans la cellule A11 de notre facture vierge:

Ensuite, nous déplaçons la cellule active vers la cellule dans laquelle nous voulons que les informations extraites de la base de données par RECHERCHEV soient stockées. Fait intéressant, c’est l’étape que la plupart des gens se trompent. Pour expliquer plus loin: Nous sommes sur le point de créer une formule de RECHERCHEV qui récupérera la description qui correspond au code d’article dans la cellule A11. Où voulons-nous mettre cette description quand nous l’obtenons? Dans la cellule B11, bien sûr. C’est donc là que nous écrivons la formule RECHERCHEV: dans la cellule B11. Sélectionnez la cellule B11 maintenant.

Nous devons localiser la liste de toutes les fonctions disponibles qu’Excel a à offrir, afin que nous puissions choisir RECHERCHEV et obtenir de l’aide pour compléter la formule. Cela se trouve en cliquant d’abord sur l’ onglet Formules , puis en cliquant sur Insérer une fonction :

Une boîte apparaît qui nous permet de sélectionner l’une des fonctions disponibles dans Excel.

Pour trouver celui que nous recherchons, nous pouvons taper un terme de recherche comme «recherche» (car la fonction qui nous intéresse est une fonction de recherche ). Le système nous renverrait une liste de toutes les fonctions liées à la recherche dans Excel. RECHERCHEV est le deuxième de la liste. Sélectionnez-le et cliquez sur OK .

La zone Arguments de fonction apparaît, nous invitant à fournir tous les arguments (ou paramètres ) nécessaires pour terminer la fonction RECHERCHEV. Vous pouvez considérer cette boîte comme la fonction qui nous pose les questions suivantes:

1. Quel identifiant unique recherchez-vous dans la base de données?
2. Où est la base de données?
3. Quelle information de la base de données, associée à l’identifiant unique, souhaitez-vous récupérer pour vous?

Les trois premiers arguments sont affichés en gras , indiquant qu’il s’agit d’ arguments obligatoires (la fonction RECHERCHEV est incomplète sans eux et ne renverra pas de valeur valide). Le quatrième argument n’est pas en gras, ce qui signifie qu’il est facultatif:

Nous allons compléter les arguments dans l’ordre, de haut en bas.

Le premier argument que nous devons compléter est l’ argument Lookup_value . La fonction a besoin de nous pour lui dire où trouver l’identifiant unique (le code d’article dans ce cas) dont elle devrait renvoyer la description. Nous devons sélectionner le code d’article que nous avons entré plus tôt (dans A11).

Cliquez sur l’icône de sélection à droite du premier argument:

Cliquez ensuite une fois sur la cellule contenant le code article (A11) et appuyez sur Entrée :

La valeur de « A11 » est insérée dans le premier argument.

Maintenant, nous devons entrer une valeur pour l’ argument Table_array . En d’autres termes, nous devons indiquer à VLOOKUP où trouver la base de données / liste. Cliquez sur l’icône de sélection à côté du deuxième argument:

Localisez maintenant la base de données / liste et sélectionnez la liste entière – sans inclure la ligne d’en-tête . Dans notre exemple, la base de données se trouve sur une feuille de calcul distincte, nous cliquons donc d’abord sur cet onglet:

Ensuite, nous sélectionnons la base de données entière, sans inclure la ligne d’en-tête:

… Et appuyez sur Entrée . La plage de cellules qui représente la base de données (dans ce cas, «’Product Database’! A2: D7») est entrée automatiquement pour nous dans le deuxième argument.

Maintenant, nous devons entrer le troisième argument, Col_index_num . Nous utilisons cet argument pour spécifier à VLOOKUP quelle information de la base de données, associée à notre code d’article dans A11, nous souhaitons nous retourner. Dans cet exemple particulier, nous souhaitons que la description de l’article nous soit retournée. Si vous regardez la feuille de calcul de la base de données, vous remarquerez que la colonne «Description» est la deuxième colonne de la base de données. Cela signifie que nous devons entrer une valeur de «2» dans la case Col_index_num :

Il est important de noter que nous ne saisissons pas de «2» ici car la colonne «Description» se trouve dans la colonne B de cette feuille de calcul. Si la base de données venait à démarrer dans la colonne K de la feuille de calcul, nous saisirions toujours un «2» dans ce champ car la colonne «Description» est la deuxième colonne de l’ensemble de cellules que nous avons sélectionnées lors de la spécification du «Tableau_array».

Enfin, nous devons décider d’entrer ou non une valeur dans l’argument VLOOKUP final, Range_lookup . Cet argument nécessite une valeur vraie ou fausse , ou il doit être laissé vide. Lorsque vous utilisez RECHERCHEV avec des bases de données (comme c’est vrai dans 90% des cas), la façon de décider quoi mettre dans cet argument peut être pensée comme suit:

Si la première colonne de la base de données (la colonne qui contient les identificateurs uniques) est triée alphabétiquement / numériquement dans l’ordre croissant, il est possible d’entrer une valeur true dans cet argument ou de le laisser vide.

Si la première colonne de la base de données n’est pas triée ou triée par ordre décroissant, vous devez saisir une valeur false dans cet argument

Comme la première colonne de notre base de données n’est pas triée, nous entrons false dans cet argument:

C’est ça! Nous avons entré toutes les informations nécessaires pour que RECHERCHEV puisse renvoyer la valeur dont nous avons besoin. Cliquez sur le bouton OK et notez que la description correspondant au code d’article «R99245» a été correctement entrée dans la cellule B11:

La formule qui a été créée pour nous ressemble à ceci:

Si nous entrons un code d’article différent dans la cellule A11, nous commencerons à voir la puissance de la fonction RECHERCHEV: La cellule de description change pour correspondre au nouveau code d’article:

Nous pouvons effectuer un ensemble d’étapes similaires pour obtenir le prix de l’article retourné dans la cellule E11. Notez que la nouvelle formule doit être créée dans la cellule E11. Le résultat ressemblera à ceci:

… Et la formule ressemblera à ceci:

Notez que la seule différence entre les deux formules est que le troisième argument ( Col_index_num ) est passé de «2» à «3» (car nous voulons que les données soient récupérées de la 3e colonne de la base de données).

Si nous décidions d’acheter 2 de ces articles, nous entrerions un «2» dans la cellule D11. Nous entrerions ensuite une formule simple dans la cellule F11 pour obtenir le total de la ligne:

= D11 * E11

… Qui ressemble à ceci…

Remplir le modèle de facture

Jusqu’à présent, nous avons beaucoup appris sur RECHERCHEV. En fait, nous avons appris tout ce que nous allons apprendre dans cet article. Il est important de noter que VLOOKUP peut être utilisé dans d’autres circonstances que les bases de données. Ceci est moins courant et pourrait être couvert dans les futurs articles de How-To Geek.

Notre modèle de facture n’est pas encore terminé. Afin de le compléter, nous ferions ce qui suit:

1. Nous supprimerions l’exemple de code d’élément de la cellule A11 et le «2» de la cellule D11. Cela provoquera l’affichage de messages d’erreur dans nos formules VLOOKUP nouvellement créées:
   
   nous pouvons y remédier en utilisant judicieusement les fonctions IF () et ISBLANK () d’Excel . Nous changeons notre formule de ceci … = RECHERCHEV (A11, ‘Base de données produits’! A2: D7,2, FAUX) … à ceci … = SI (ISBLANK (A11), ””, RECHERCHEV (A11, ‘Base de données produits’! A2 : D7,2, FAUX))
   
2. Nous copions les formules des cellules B11, E11 et F11 jusqu’au reste des lignes d’articles de la facture. Notez que si nous le faisons, les formules résultantes ne feront plus correctement référence à la table de base de données. Nous pourrions résoudre ce problème en remplaçant les références de cellule de la base de données par des références de cellule absolues . Alternativement – et encore mieux – nous pourrions créer un nom de gamme pour la base de données de produits entière (comme «Produits»), et utiliser ce nom de gamme au lieu des références de cellule. La formule changerait de ceci… = IF (ISBLANK (A11), ””, VLOOKUP (A11, ‘Product Database’! A2: D7,2, FALSE)) … à ceci…  = IF (ISBLANK (A11), ”” ” , RECHERCHEV (A11, Produits, 2, FAUX)) … puis copiez les formules vers le bas sur les autres lignes de poste de facture.
3. Nous verrouillerions probablement les cellules qui contiennent nos formules (ou plutôt déverrouillerions les autres cellules), puis protégerions la feuille de calcul, afin de nous assurer que nos formules soigneusement conçues ne soient pas écrasées accidentellement lorsque quelqu’un vient remplir la facture.
4. Nous enregistrerions le fichier en tant que modèle , afin qu’il puisse être réutilisé par tout le monde dans notre entreprise

Si nous nous sentions vraiment intelligents, nous créerions une base de données de tous nos clients dans une autre feuille de calcul, puis utiliserions l’ID client entré dans la cellule F5 pour remplir automatiquement le nom et l’adresse du client dans les cellules B6, B7 et B8.

Si vous souhaitez vous entraîner avec RECHERCHEV, ou tout simplement voir notre modèle de facture résultant, il peut être téléchargé à partir d’ici .

Voici quelques sources : Microsoft Support  -  Wikipedia windows