Que vous soyez un expert chevronné de Getting Things Done GTD ou que vous commenciez tout juste à en apprendre davantage sur le processus GTD, Todoist est de loin la meilleure application de liste de tâches pour prendre en charge votre flux de travail GTD.
Pourquoi est-ce? De nombreuses raisons sont liées à ses fonctionnalités, à sa disposition et au fait que la fonctionnalité par défaut prend naturellement en charge la structure GTD que vous y construirez.
Même si vous n’avez jamais entendu parler de GTD, ce qui suit comprendra des conseils de base sur GTD pour vous aider à démarrer, et comment vous pouvez utiliser Todoist pour le faire.
Noter: La version exacte de GTD utilisée dans cet article est basée sur les principes énoncés par Carl Pullein et son Votre cours en ligne Digital Life 3.0 (ce que je recommande vivement). Cet article explique uniquement comment utiliser Todoist dans le cadre de ce système. Il y a de nombreux détails que nous n’avons pas d’espace pour inclure dans cet article.
Table des matières
Qu’est-ce que Getting Things Done (GTD)?
Les principes Getting Things Done existent depuis un certain temps. Il n’y a pas d’outils ou d’applications que vous devez utiliser, mais les principes de base de toute approche sont essentiellement les mêmes.
GTD aide à vider votre esprit de tout ce qui y nage toute la journée. Cela libère votre cerveau pour qu’il se concentre vraiment sur la tâche qui vous attend, au lieu d’être constamment distrait.
Cela fonctionne en vous donnant une série d’étapes que vous suivez chaque semaine pour rester organisé. Ces étapes comprennent:
- Capturer chaque idée, tâche, action ou rendez-vous qui se présente. Vous pourriez être au milieu d’une réunion et votre patron vous donne un élément d’action. Vous pourriez vous promener dans le parc et vous aurez une excellente idée pour un livre que vous voulez écrire. Peu importe quand, où ou comment – chaque fois que vous pensez à quelque chose que vous devez faire, vous le capturez dans votre «boîte de réception».
- Clarifier ces idées en les décomposant en tâches, en leur attribuant une priorité et en leur donnant une date d’échéance si vous êtes prêt à y travailler bientôt.
- Organisation les tâches en les plaçant dans un seau auquel vous arriverez éventuellement, en fonction de la priorité. Si vous prévoyez de travailler bientôt sur la tâche, vous l’ajouterez également à votre calendrier (et Todoist peut vous aider à automatiser cela).
- Révision chaque «seau» et déplacer toutes ces idées organisées vers le haut de l’échelle jusqu’à ce que les plus urgentes soient intégrées à votre calendrier et à votre temps de concentration.
- Engageant toute votre attention sur les tâches qui ont finalement réussi devant vous, aux heures que vous avez planifiées.
Non seulement GTD vous aide à devenir plus productif et organisé, mais il peut également vous aider à accéder à Inbox Zero (plus d’e-mails dans votre boîte de réception), car vous ne tergiverserez jamais sur vos e-mails entrants. Vous allez tout traiter immédiatement en utilisant le système GTD ci-dessus.
Comment créer une structure Todoist GTD
Maintenant que vous connaissez les principes de base de GTD, examinons de plus près comment Todoist peut vous aider.
La première chose que vous voudrez faire est de créer une nouvelle structure de projets parent dans Todoist qui contient tous les compartiments pour organiser vos différentes tâches entrantes.
Ces compartiments (dossiers parents) comprennent:
- Boîte de réception: C’est là que toutes ces idées entrantes entrent en jeu. Lorsque vous recevez un e-mail qui nécessite une action, vous la placerez ici et l’archiverez immédiatement. Si vous recevez une action lors d’une réunion, vous la placerez ici. Tout ce sur quoi vous devez agir va directement dans votre boîte de réception.
Noter: Todoist a une section Boîte de réception par défaut, vous n’aurez donc pas à créer celle-ci manuellement.
Les prochains dossiers de projet que vous allez créer sont ceux dans lesquels vous déplacerez des éléments lors de vos sessions quotidiennes de clarification et d’organisation de fin de journée. Ceux-ci inclus:
- Cette semaine: Les éléments sur lesquels vous souhaitez travailler immédiatement, au cours de la semaine en cours, entreront dans ce projet. Lorsque vous les mettez ici, vous attribuez également une date d’échéance. Si vous intégrez Todoist à votre calendrier, Todoist l’ajoutera automatiquement à votre calendrier pour vous.
- La semaine prochaine: Les éléments de votre boîte de réception que vous souhaitez faire bientôt, mais qui ne sont pas si urgents que vous devez les faire cette semaine, iront dans votre projet de la semaine prochaine. Aucune date d’échéance requise.
- Ce mois-ci: Les éléments que vous souhaitez faire assez rapidement, mais que vous pouvez attendre une semaine ou deux, seront intégrés à ce projet. N’attachez pas non plus de date d’échéance ici.
- Le mois prochain: Les tâches que vous souhaitez effectuer éventuellement, mais que vous savez peut-être attendre un certain temps, iront dans le dossier du mois prochain sans date d’échéance.
Vous devrez créer deux autres projets pour des tâches spéciales.
- Domaines d’intérêt récurrents: Ce sont des choses que vous devez faire régulièrement en lien avec des objectifs qui sont importants pour vous, comme suivre un cours en ligne chaque mois.
- Les routines: Ce sont des tâches qui ne sont peut-être pas liées à vos objectifs, mais que vous devez faire chaque semaine, comme des exercices ou des réunions de club.
Création de tâches récurrentes
Vous devez certainement avoir un tas de choses à faire chaque jour ou chaque semaine. Retirez-les de votre esprit en les ajoutant à votre Domaines d’intérêt récurrents projet (s’ils sont liés à des objectifs importants pour vous).
Il est également recommandé d’inclure les domaines d’intérêt récurrents en tant que sous-projet de Cette semaine.
Toutes les tâches récurrentes qui ne font que partie de votre vie mais qui ne déterminent pas vraiment les objectifs de votre vie, ajoutez-les au Les routines projet.
N’oubliez pas d’ajouter des dates d’échéance à tous ces éléments et de les marquer comme récurrents. De cette façon, ils apparaîtront automatiquement dans votre Aujourd’hui et A venir Parcourez les sections sans que vous ayez à faire quoi que ce soit.
Utilisation de votre boîte de réception
Au cours de la semaine, à mesure que de nouveaux problèmes surviennent et que vous devez gérer, jetez-les simplement dans votre boîte de réception Todoist.
De cette façon, vous évitez d’être distrait et vous savez que vous n’oublierez pas de vous acquitter de ces tâches plus tard lorsque vous en aurez le temps.
Chaque semaine à la même heure, vous consacrerez environ 20 à 30 minutes au traitement de votre boîte de réception. Pendant ce temps, travaillez-en un à la fois et décidez de l’importance d’accomplir cette tâche et dans quel délai.
Par exemple, je sais que je veux finir par réparer le deck, mais c’est toujours l’hiver. Alors, je vais déplacer cette tâche vers Long terme / en attente.
Ensuite, je sais que je dois passer mon examen médical annuel, mais je suis occupé ce mois-ci et peu importe si j’attends le mois prochain pour le planifier. Alors, je vais déplacer cela vers le Le mois prochain projet.
Enfin, je sais que je veux faire rédiger un article sur Online-Tech-Tips.com cette semaine. Donc, j’attribue un jour et une heure pendant la semaine où je veux le faire.
Ensuite, déplacez cette tâche dans le Cette semaine projet.
J’ai pu traiter ces trois éléments que j’ai ajoutés à ma boîte de réception au cours de la journée en cinq minutes environ.
Je sais que je ne les oublierai pas car ils sont maintenant dans mon système ToDoist GTD organisé. Tout est attribué pour la semaine et je n’ai pas vraiment à penser à quoi que ce soit, sauf à travailler dur sur chaque tâche quand elle apparaît sur mon calendrier.
Gérer cette semaine
À la fin de chaque semaine, vous remarquerez que votre projet This Week finira par se vider d’éléments actifs.
Définissez une heure chaque semaine (généralement à la fin de la journée le vendredi ou à un moment le week-end) pour déplacer les tâches du La semaine prochaine projet dans votre Cette semaine projet. Attribuez des dates d’échéance lorsque vous faites cela.
Répétez cette opération pour les éléments des dossiers Ce mois-ci, Mois suivant et Long terme / En attente.
Rappelles toi: Vous n’êtes pas obligé de déplacer l’élément s’il ne vous semble toujours pas urgent. Vous pouvez également supprimer les tâches dont vous avez décidé qu’elles ne comptaient plus pour vous.
N’oubliez pas de rester concentré
Voici le principe le plus important qui rassemble tout cela et fait fonctionner le système GTD.
Étant donné que vous ne passez que de petites périodes de temps à traiter toutes les idées et les tâches qui sont jetées dans votre boîte de réception, il vous reste le reste du temps que vous avez attribué dans votre calendrier pour faire le travail.
Cela signifie n’utiliser que vos zones Aujourd’hui et À venir dans Todoist pendant votre journée (avec votre calendrier) et travailler toute la journée pour terminer et rayer ces tâches.
Vous savez que vous n’avez attribué que des tâches que vous pouvez effectuer en une journée, car Todoist les a automatiquement ajoutées à votre calendrier. Si votre journée est pleine, vous ne pouvez pas en attribuer plus. Lorsque votre semaine est pleine, vous ne pouvez rien déplacer d’autre dans le projet This Week.
GTD fonctionne parce qu’il élimine le désordre de votre tête et entre dans le «système». Cela libère vos pensées afin que vous puissiez concentrer votre esprit sur la tâche à accomplir – et faire avancer les choses.
Voir aussi :
Voici quelques sources : Microsoft Support - Wikipedia windows