Gagnez du temps avec les dossiers de recherche personnalisés dans Microsoft Outlook

La recherche dans Outlook est assez facile, mais pourquoi se donner la peine de taper les mêmes recherches encore et encore si vous les effectuez régulièrement? Les dossiers de recherche personnalisés vous permettent d’enregistrer ces recherches personnalisées afin que vous puissiez y revenir en un clic ou deux.

Et bien qu’il soit tentant de penser aux dossiers de recherche personnalisés comme une recherche enregistrée, ils sont en fait plus cool que cela. Comme ils sont automatiquement mis à jour, ils fonctionnent en fait plus comme des dossiers virtuels, similaires à la fonctionnalité Étiquettes de Gmail, sauf plus puissants. Vous voulez un dossier qui affiche uniquement les messages non lus, d’une certaine personne, et ayant une ou plusieurs pièces jointes? Aucun problème.

Créer un dossier de recherche prédéfini dans Outlook

Outlook dispose déjà d’un certain nombre de dossiers de recherche prédéfinis que vous pouvez utiliser. Vous ne pouvez pas personnaliser davantage ces éléments, mais ils valent la peine de jeter un coup d’œil d’abord au cas où ils couvriraient vos besoins.

Pour commencer, vous trouverez vos dossiers de recherche au bas de la liste des dossiers dans votre fichier de données Outlook sur le côté gauche de la fenêtre. Chaque fichier de données a son propre dossier de recherche, donc si vous utilisez Outlook pour vérifier plusieurs comptes, vous pouvez configurer différents dossiers de recherche pour chacun.

Cependant, vous ne pourrez même pas sélectionner ce dossier «Dossiers de recherche» tant que vous n’aurez pas créé votre premier dossier de recherche. Pour créer un dossier de recherche, passez à l’onglet «Dossier» du ruban, puis cliquez sur le bouton «Nouveau dossier de recherche».

Cela ouvre la fenêtre Nouveau dossier de recherche. Vous verrez un tas de dossiers de recherche prédéfinis organisés en catégories telles que la lecture du courrier, le courrier des personnes et des listes et l’organisation du courrier. La plupart des dossiers sont assez explicites, nous ne les couvrirons donc pas en détail – vous pouvez simplement les parcourir.

Ici, nous créons un nouveau dossier de recherche qui affiche le courrier non lu. C’est un dossier de recherche très pratique, car il affiche tous vos messages non lus, quel que soit le dossier dans lequel il est stocké. Cliquez simplement sur le dossier de recherche que vous souhaitez créer, puis appuyez sur le bouton « OK ».

Assez simple, non? Maintenant, jetons un œil à la création de vos propres dossiers de recherche personnalisés, qui sont beaucoup plus puissants.

Créer un dossier de recherche personnalisé dans Outlook

Les dossiers de recherche personnalisés vous permettent des critères supplémentaires que les dossiers de recherche prédéfinis ne comprennent pas – vous pouvez à peu près rechercher par n’importe quel champ contenu dans un message Outlook. Plus important encore, vous pouvez créer un dossier de recherche personnalisé qui utilise plusieurs critères pour sélectionner les messages. Par exemple, vous pourriez avoir un seul message d’affichage de certaines personnes et qui ont des mots spécifiques dans la ligne d’objet.

Pour créer un dossier de recherche, passez à l’onglet «Dossier» du ruban, puis cliquez sur le bouton «Nouveau dossier de recherche».

Dans la fenêtre Nouveau dossier de recherche, faites défiler vers le bas de la liste, sélectionnez l’option «Créer un dossier de recherche personnalisé», puis cliquez sur le bouton «Choisir» qui apparaît.

Dans la fenêtre Dossier de recherche personnalisé, saisissez un nom pour votre dossier.

Ensuite, vous définissez les critères de recherche, cliquez sur le bouton «Critères».

La fenêtre Critères du dossier de recherche vous permet de vraiment personnaliser votre recherche et vous pouvez sélectionner autant de critères disponibles que vous le souhaitez.

L’onglet «Messages» contient des critères de base qui vous permettent de rechercher des mots spécifiques dans l’objet ou le corps du message, les expéditeurs et les destinataires. Vous pouvez également limiter la recherche aux messages où vous êtes la seule personne sur la ligne «À» ou sur la ligne «À» ou «Cc» avec d’autres personnes.

Et vous pouvez même spécifier une plage de temps pour les messages en fonction du moment où ils ont été reçus, envoyés, modifiés, etc. Ainsi, par exemple, vous pouvez afficher uniquement les messages reçus au cours des sept derniers jours.

L’onglet «Plus de choix» fournit encore plus de critères pour affiner votre recherche. Vous pouvez rechercher par messages dans des catégories spécifiques, ceux qui ne sont pas lus ou qui ont des pièces jointes, par l’importance du message, ceux qui sont marqués ou non, et même par la taille réelle du message. Ce dernier peut être utile pour trouver et supprimer des pièces jointes volumineuses, soit dit en passant.

L’onglet «Avancé» vous permet d’ajouter des critères basés sur tous les champs qu’un objet Outlook peut stocker. Il y en a beaucoup, donc nous ne les couvrirons pas ici. Mais si vous avez besoin de rechercher par quelque chose que vous n’avez pas trouvé dans les autres onglets, il y a de fortes chances que vous le trouviez en cliquant sur ce bouton « Champ » et en parcourant les menus.

Lorsque vous avez terminé de définir tous les critères que vous souhaitez sur ces trois onglets, allez-y et cliquez sur le bouton « OK » pour revenir à la fenêtre Dossier de recherche personnalisé. Il y a encore une chose que vous voudrez peut-être configurer ici avant d’avoir terminé.

Par défaut, la recherche personnalisée que vous créez extraira de tous les dossiers de votre fichier de données Outlook. Si vous souhaitez limiter cela à certains dossiers uniquement, cliquez sur le bouton «Parcourir».

Dans la fenêtre Sélectionner les dossiers, sélectionnez les dossiers que vous souhaitez inclure dans la recherche, puis cliquez sur le bouton « OK ».

Et puis de retour dans la fenêtre principale Personnaliser, allez-y et cliquez à nouveau sur « OK ».

Outlook crée le dossier de recherche personnalisé et l’ajoute à la vue de votre dossier.

Une fois que vous maîtrisez son utilisation, la fonction de dossier de recherche personnalisé est assez puissante. Voici quelques exemples de choses que vous pourriez utiliser pour les dossiers de recherche:

• Messages vers et depuis votre patron
• Messages avec des indicateurs de suivi non résolus par catégorie (par exemple, vous pouvez rechercher uniquement les éléments non résolus dans la catégorie personnelle)
• Messages de haute importance
• Messages vers et depuis un client (vous pouvez même utiliser leur domaine complet dans la zone de recherche et choisir de rechercher tous les champs)
• Messages avec pièces jointes et dépassant une certaine taille (idéal pour se débarrasser des pièces jointes volumineuses et réduire la taille de votre fichier de données)

Voici quelques sources : Microsoft Support  -  Wikipedia windows