«Où sont passés mes e-mails? Il a tout simplement disparu. C’est choquant de voir combien de fois j’ai entendu cela au cours de ma carrière. Mais pas aussi choquant que le nombre de personnes qui ne se rendent pas compte qu’elles peuvent facilement rechercher un e-mail spécifique dans Outlook.

Après avoir lu ce guide sur la recherche d’e-mails Outlook par date, expéditeur, mot-clé, etc., vous pourrez également trouver n’importe quel e-mail dans Outlook. Nous allons vous donner tous les conseils de recherche d’e-mails Outlook que vous pouvez gérer.

Vos e-mails sont-ils indexés?

Pour obtenir les meilleurs résultats de recherche d’e-mails, nous assurons qu’Outlook a tout indexé.

Qu’est-ce que l’indexation? Tout comme l’index d’un livre contient tous les sujets répertoriés et où les trouver, l’indexation Outlook crée une base de données comme celle-ci. Il est plus facile pour les programmes de rechercher dans une base de données que dans un tas de texte de forme libre.

  1. Placez le curseur dans le Rechercher dans la boîte aux lettres actuelle champ, également connu sous le nom de zone de recherche instantanée. Cela fera apparaître le outils de recherche bar.
  2. Clique sur le Outils de recherche bouton puis sur Statut d’indexation. Une petite fenêtre s’ouvrira indiquant le nombre d’e-mails restant à indexer.

Si le nombre d’éléments à indexer est autre que zéro, accordez-lui quelques minutes. Cela garantira que la recherche est aussi complète que possible.

L’indexation prend certaines ressources. Si vous trouvez que cela ralentit trop Outlook ou votre ordinateur, vous pouvez désactiver l’indexation pour améliorer les performances de l’ordinateur.

Ajouter un onglet de recherche de manière permanente

Ne serait-il pas formidable de pouvoir accéder facilement à l’onglet de recherche sans avoir à cliquer à chaque fois dans la barre de recherche? Faisons cela.

  • Cliquer sur Options sur le côté gauche, à mi-chemin environ.
  • Dans la fenêtre Options, cliquez sur Personnaliser le ruban.
  • Dans le volet Personnaliser le ruban, cliquez sur le menu déroulant sous Choisissez des commandes parmi: et sélectionnez Onglets d’outils.
  • Chercher Outils de recherche et sélectionnez-le. Cliquez ensuite sur le Ajouter >> bouton.
  • Les outils de recherche apparaîtront dans le Onglets principaux surface. Utilisez les flèches haut et bas à côté de cette zone pour déterminer où elle apparaîtra dans le ruban, ou laissez-la là où elle se trouve. Puis clique d’accord pour commettre le changement.
  • Cherchez le Outils de recherche languette. Désormais, nous pouvons accéder facilement à tous les outils de recherche à tout moment.

Définir la portée de la recherche

Dans l’onglet Outils de recherche, nous pouvons facilement définir la portée de la recherche. Sur le côté gauche, nous verrons que nous pouvons définir la portée sur Toutes les boîtes aux lettres, Boîte aux lettres actuelle, Dossier en cours, Sous-dossiers, ou alors Tous les éléments Outlook.

Toutes les boîtes aux lettres – choisissez cette étendue si nous avons des boîtes aux lettres partagées ou d’autres comptes dans Outlook. Certaines personnes peuvent avoir à la fois leurs comptes de messagerie professionnels et personnels dans Outlook.

Boîte aux lettres actuelle – choisissez cette étendue pour conserver la recherche dans une seule boîte aux lettres. Assurez-vous que la boîte aux lettres est sélectionnée dans le volet gauche d’Outlook.

Dossier en cours – cette portée limitera la recherche au dossier actuellement sélectionné dans le volet gauche d’Outlook.

Sous-dossiers – cela limite la portée aux dossiers sous n’importe quel dossier sélectionné dans le volet gauche.

Tous les éléments Outlook – La portée la plus ouverte appliquera la recherche à tous les e-mails, contacts, éléments de calendrier et tâches. En raison de la grande quantité de données, les recherches sur cette étendue peuvent être lentes et produire des résultats inutiles. Utilisez cette portée avec parcimonie.

Opérateurs de recherche dans Outlook

Les résultats de la recherche peuvent être rendus plus spécifiques en utilisant des opérateurs de recherche.

Pour rechercher une phrase spécifique, placez des guillemets doubles autour de la phrase de recherche.

Exemple: « Rapport TPS« 

Pour rechercher des éléments qui doivent contenir deux mots ou plus, mais pas nécessairement les uns à côté des autres ou dans l’ordre écrit, utilisez le ET opérateur.

Exemple: travail ET fin de semaine

Pour rechercher des éléments contenant un mot-clé et exclure des éléments qui contiennent un autre mot-clé, utilisez le NE PAS opérateur.

Exemple: samedi NE PAS génial

Vous cherchez quelque chose qui pourrait contenir un mot ou un autre? Essaie le OU ALORS opérateur.

Exemple: girafe OU ALORS produit

Tous ces opérateurs peuvent être combinés pour rendre la recherche aussi précise que nous le souhaitons. Nous pourrions avoir quelque chose d’aussi complexe que «rapport TPS» ET week-end OU girafe PAS génial.

Rechercher Outlook par mot-clé

Le courrier électronique Outlook de recherche le plus simple est la recherche par mot-clé. C’est le plus simplement fait à partir du Recherche instantanée champ en haut de notre boîte de réception.

  • Définissez la portée dans la liste déroulante en regard du champ Recherche instantanée ou dans l’onglet Recherche.
  • Saisissez le ou les mots clés dans le champ de recherche et appuyez sur le Entrer clé. Les opérateurs de recherche peuvent être utilisés ici pour rendre la recherche plus spécifique.

Rechercher Outlook par expéditeur

Pour rechercher un e-mail Outlook par expéditeur:

  • Allez dans l’onglet Recherche et cliquez sur le De bouton.
  • Cela entrera
     from: "Nom de l'expéditeur" 

    dans le champ de recherche instantanée.

  • Supprimez le nom de l’expéditeur entre les guillemets et saisissez le nom de la personne recherchée. Nous pouvons également simplement taper le terme entier directement dans la recherche instantanée. Appuyez sur le Entrer clé pour rechercher.

Rechercher Outlook par sujet

Pour rechercher un e-mail Outlook par objet:

  • Sous l’onglet Recherche, cliquez sur Matière.
  • Cela place
     subject: ”keywords” 

    dans le champ de recherche instantanée.

  • Remplacez les mots-clés par le sujet que nous recherchons. La phrase entière peut également être saisie dans la recherche instantanée. Appuyez sur le Entrer clé pour rechercher.

Rechercher Outlook par date

Pour rechercher des e-mails Outlook par date:

  • Dans l’onglet Recherche, cliquez sur Cette semaine. Il montrera les options; Aujourd’hui, hier, cette semaine, la semaine dernière, ce mois-ci, le mois dernier, cette année, l’année dernière.
  • Tout ce qui est sélectionné, il sera entré dans le champ de recherche instantanée comme;
     reçu: aujourd'hui, reçu: hier, reçu: cette semaine, reçu: la semaine dernière, reçu: ce mois-ci, reçu: le mois dernier, reçu: cette année, reçu: l'année dernière 

    Hit the Entrer clé pour rechercher.

Nous pouvons également utiliser l’opérateur reçu: avec des dates calendaires (

 reçu: jj / mm / aaaa 

) ou des noms de jour (

 reçu: mardi 

). Lorsqu’un nom de jour est utilisé, Outlook ne recherchera que le plus récent de ce jour. Donc juste ce mardi dernier, pas tous les mardis.

Rechercher dans Outlook des éléments avec des pièces jointes

Pour rechercher un e-mail Outlook par pièces jointes:

  • Sous l’onglet Recherche, cliquez sur A des pièces jointes.
  • Cela entrera
     hasttachments: yes 

    dans le champ de recherche instantanée. Cela devrait être combiné avec un autre type de recherche pour restreindre le champ. Robinet Entrer chercher.

Nous pourrions également taper

 hasattachments: no 

pour exclure les résultats contenant des pièces jointes des résultats.

Rechercher Outlook par catégorie

L’utilisation de l’outil Catégorie pour organiser les e-mails est sous-utilisée.

  • Nous pouvons rechercher par catégorie en utilisant le Catégorisé bouton sous l’onglet de recherche.
  • Il entrera
     category: = "Color Category" 

    dans le champ de recherche instantanée. presse Entrer chercher.

Cela peut également être saisi manuellement. Changez simplement la couleur en fonction de la catégorie. Par exemple, pour rechercher la catégorie rouge, nous tapons

 category: = "Catégorie rouge" 

. Pour le bleu, nous tapons

 category: = "Blue Category" 

et ainsi de suite.

Rechercher un e-mail Outlook par destinataire

C’est le moyen de rechercher des e-mails en fonction de la personne à qui ils ont été envoyés.

  • En cliquant sur le Envoyé à le bouton nous montrera les options; Envoyé à: moi ou CC: moi, non envoyé directement à moi et envoyé à un autre destinataire.
  • Si nous choisissons Envoyé à un autre destinataire, nous devrons modifier le texte dans la barre de recherche. Cela ressemblera à
    : "Nom du destinataire" 

    .

  • Supprimez la partie Nom du destinataire et saisissez le nom recherché. Frappé Entrer chercher.

Rechercher par lu ou non lu

Vous pouvez rechercher des e-mails Outlook selon qu’ils ont été lus ou non lus.

  • En cliquant sur le Non lu Le bouton dans l’onglet Recherche trouvera tous les e-mails qui n’ont pas encore été lus.
  • Il entre
     isread: no 

    dans la barre de recherche. presse Entrer chercher.

  • Pour trouver un e-mail qui a été lu, remplacez-le par
     isread: yes 

    et appuyez sur Entrer chercher.

Recherche par indicateur

L’utilisation d’indicateurs pour marquer les e-mails importants permet de rester au courant des choses.

  • Pour trouver les e-mails marqués, cliquez sur le bouton Marqué bouton dans l’onglet Rechercher.
  • Il recherchera avec
     followupflag: followup flag 

    . Les autres options sont

     followupflag: unflagged 

    et

     followupflag: completed 

    . Robinet Entrer chercher.

Recherche par importance

Consultez uniquement les e-mails importants dans Outlook comme suit.

  • Sous le bouton signalé dans l’onglet Recherche, il y a le Important bouton. En cliquant dessus, tous les éléments marqués comme importants seront renvoyés.
  • La requête de recherche ressemble à
     importance: élevée 

    . Nous pouvons également changer haut pour être bas ou normal. Cliquez sur la loupe ou appuyez sur Entrer chercher.

Combinaison des options de recherche

Toutes les options de recherche ci-dessus peuvent être combinées. Par exemple, si nous recherchons des éléments importants et signalés, nous pouvons entrer l’indicateur

 importance: high followupflag: followup 

dans la barre de recherche.

Cela peut être tapé ou simplement cliquer sur le bouton Important puis sur le bouton Marqué.

Plus d’options de recherche

Clique sur le Suite dans l’onglet Recherche et nous verrons plus de 20 autres façons de rechercher.

Surtout, il mettra un menu déroulant sous la barre de recherche avec les options prises en charge par le type de recherche spécifique.

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Options de recherche avancées

Nous pouvons accéder à plus d’une centaine d’options de recherche différentes allant bien au-delà de ce que nous avons couvert. Nous ne l’utiliserons peut-être jamais, mais il est bon de savoir que c’est ici.

  • Cliquer sur Outils de recherche ensuite Recherche avancée.
  • le Recherche avancée la fenêtre s’ouvrira.

Prenez le temps de regarder ici. C’est incroyable tout ce qui peut être fait. Nous pouvons effectuer une recherche basée sur n’importe quel champ de n’importe quel élément Outlook. Il y a quelques centaines de choses différentes sur lesquelles nous pouvons rechercher.

La puissance de la recherche Outlook

N’êtes-vous pas étonné de voir à quel point les capacités de recherche d’Outlook sont étendues et puissantes? Saviez-vous même que tout était possible? La plupart des gens n’utilisent probablement jamais un dixième de tout ce qu’Outlook peut faire. Utilisez-le comme un tremplin pour découvrir ce que Outlook peut faire pour vous.

Vous pouvez créer vos propres raccourcis Outlook pour les tâches de messagerie. Configurez des règles Outlook pour organiser les e-mails dans des dossiers. Ou même planifier l’envoi d’un e-mail à une heure précise! Avoir Outlook juste lire des e-mails, c’est un peu comme utiliser une Ferrari pour faire ses courses.

Voici quelques sources : Microsoft Support Wikipedia windows

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